Jakie są różne zadania Office Manager?
Różne rodzaje zadań kierownika biura mogą obejmować zarządzanie małym biurem z kilkoma pracownikami lub dużą korporacją z dziesiątkami lub setkami innych osób w biurze. Rodzaj biura może również wpływać na zadania kierownika biura; na przykład kierownik biura medycznego jest jednym z typowych zadań, w którym kierownik będzie miał niewielką, jeśli w ogóle, interakcję z klientami lub pacjentami. Z drugiej strony kierownik biura może znacznie częściej wchodzić w interakcje z klientami w ciągu dnia.
Zadania kierownika biura mogą, ale nie muszą wymagać specjalnego szkolenia. Wiele osób, które zarządzają biurem, zaczyna jako pracownik w biurze lub jako asystent administracyjny. Mogą następnie przejść na wyższe stanowiska nadzorcze z większą odpowiedzialnością, a ci, którzy odniosą sukces w tym obszarze, mogą ostatecznie zostać kierownikami biur. Niektóre osoby realizują stopień naukowy lub program certyfikacyjny w zakresie zarządzania biurem lub biznesem, lub dla tych, którzy pracują w środowisku medycznym, mogą uzyskać na przykład stopień medyczny w terminologii kodowania.
Nawet bez względu na rodzaj działalności wiele stanowisk kierowników biur jest bardzo podobnych. Zadaniem kierownika biura jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania firmy; większość kierowników biur będzie ściśle współpracować z innymi osobami w firmie, takimi jak prezes firmy lub inni członkowie kierownictwa, w celu opracowania zasad prowadzenia biura. Kierownik biura może być odpowiedzialny za prowadzenie inwentaryzacji zapasów i zamawianie materiałów eksploatacyjnych w razie potrzeby, przeprowadzanie wywiadów z nowymi pracownikami i pomoc w podejmowaniu decyzji o zatrudnieniu, prowadzenie księgowości oraz szkolenie i nadzór nad obecnymi pracownikami, aby mieć pewność, że wszyscy wykonują swoje zadania i wykonują swoją pracę zgodnie z oczekiwaniami .
Kierownik biura będzie musiał dostosować swoje umiejętności do firmy, dla której pracuje. Na przykład kierownik biura na uniwersytecie może czasami potrzebować współpracy ze studentami, tak jak kierownik biura medycznego może czasami potrzebować porozmawiać z pacjentami. Z drugiej strony, stanowiska kierownika biura w branży hotelarskiej lub turystycznej często wymagają częstych interakcji z klientami, szczególnie jeśli klient ma problem, który musi zostać rozwiązany przez kierownictwo. Ważne jest, aby każdy kierownik biura miał zaufanie i takt w kontaktach z ludźmi, ale oczekuje się również, że pozostaną lojalni wobec firmy i rozwiążą problemy, które pojawią się w sposób korzystny dla obu stron.