Jakie są różne zadania administratora sprzedaży?
Wiele rodzajów zadań administratora sprzedaży można znaleźć na całym świecie i w różnych branżach. Oprócz środowiska pracy, te miejsca pracy mogą również istnieć w różnym zakresie. Przykładami mogą być marketing, administracja, technologia informacyjna i logistyka. W wielu przypadkach obowiązki administratora sprzedaży mają na celu usprawnienie wewnętrznych procesów i zwiększenie zysków. Jednak pomimo pewnych nakładających się obowiązków każda zdolność może pociągać za sobą indywidualne obowiązki.
Zespoły sprzedaży często potrzebują personelu pomocniczego, który poprawi całkowitą wydajność działu. Działania takie jak opracowywanie planów marketingowych i wdrażanie nowych aplikacji komputerowych mogą pomóc członkom zespołu pracować wydajniej. Zadania administratora sprzedaży będą zatem prawdopodobnie dostępne w wielu branżach o zróżnicowanym zakresie obowiązków. Spójne funkcje mogą obejmować zarządzanie kluczowymi relacjami z dostawcami i klientami oraz ułatwianie negocjacji umów. Dodatkowe zadania prawdopodobnie obejmują utrzymanie poufności plików, przetwarzanie dokumentacji i obowiązki administracyjne zgodnie z żądaniem.
Opis stanowiska administratora sprzedaży w firmie zajmującej się planowaniem finansowym może obejmować następujące zadania: generowanie i dystrybucję indywidualnych ofert kontraktowych do brokerów, potwierdzanie specyfikacji produktów dla wniosków ofertowych i koordynowanie przyjęć biurowych. Administrator sprzedaży może także tworzyć pakiety powitalne dla nowych klientów, opracowywać nowe materiały marketingowe i zarządzać informacjami o potencjalnych klientach. W ten sposób administrator sprzedaży ułatwia wiele funkcji wewnętrznych, w tym opracowywanie ofert i relacje z klientami.
Marketing jest zwykle kolejnym istotnym elementem działań zespołu sprzedaży. Zadania administratora sprzedaży na tym stanowisku mogą zatem utrzymywać programy ankiet wśród klientów, utrzymywać kontakty między klientami a przedstawicielami handlowymi oraz dostarczać cotygodniowe raporty dotyczące ruchu klientów i zainteresowania produktami. Pozycje te mogą dodatkowo tworzyć listy potencjalnych klientów do użytku w kampaniach marketingowych, odwiedzać biura sprzedaży w celu dystrybucji potencjalnych klientów i koordynować udział w wydarzeniach branżowych.
Niektóre zadania administratora sprzedaży obsługują całe centrum sprzedaży, a nie tylko zespół. Na przykład dystrybutor napojów gazowanych może wymagać od kogoś zarządzania komunikacją telefoniczną i pocztą e-mail, utrzymywania systemów baz danych obejmujących harmonogramy i arkusze kalkulacyjne dostawy oraz przygotowywania rutynowej korespondencji. Takie zadanie administratora sprzedaży może również koordynować spotkania i ustalenia dotyczące podróży, przetwarzać zamówienia i raporty wydatków oraz tworzyć prezentacje i odpowiednie materiały. Chociaż ta pozycja nadal wspiera sprzedaż firmy, konkretne funkcje są podobne do funkcji asystenta administracyjnego.
Komputery często odgrywają integralną rolę w działaniach zespołu sprzedaży i śledzeniu dokumentacji. Zadania administratora sprzedaży mogą zatem zarządzać technologią informatyczną w celu zminimalizowania problemów z danymi elektronicznymi. Do obowiązków na tym stanowisku prawdopodobnie należy analiza bieżących procesów biznesowych, importowanie i eksportowanie dużych plików informacyjnych oraz zarządzanie profilami użytkowników zespołu sprzedaży. Stanowiska te mogą również opracowywać szablony zarządzania danymi, tworzyć i utrzymywać specyfikacje techniczne oraz projektować platformy wsparcia biznesowego dla konkretnych projektów sprzedażowych.
Logistyka może stanowić kolejny obszar, w którym zespół sprzedaży wymaga specjalistycznej pomocy. Na przykład zakłady produkcyjne i dystrybucyjne często potrzebują ludzi, którzy monitorują proces sprzedaży od początkowego zlecenia pracy do dostawy produktu końcowego. Zadania administratora sprzedaży mogą zatem wystawiać szczegółowe oferty i propozycje w odpowiedzi na zapytania przedstawicieli handlowych. Od tego momentu administrator sprzedaży może przetwarzać zamówienia, aktualizować i utrzymywać harmonogramy dostaw / wysyłki oraz koordynować wysyłki produktów do lub od klientów. Dodatkowe funkcje mogą obejmować raportowanie statusów zamówień menedżerom sprzedaży oraz uzgadnianie przychodów księgowych na koniec miesiąca i kwartału.