Jakie są różne rodzaje pracy asystenta administracyjnego?
Asystenci administracyjni zazwyczaj pracują w biurze. Osoby te są zwykle zatrudniane jako asystenci jednego lub większej liczby starszych administratorów lub urzędników firmy. Pracę asystenta administracyjnego można znaleźć w wielu branżach, od nieruchomości po tworzenie witryn internetowych. Ich obowiązki często obejmują kombinację zadań biurowych, zadań specjalistycznych i zadań osobistych.
Umiejętności potrzebne asystentowi administracyjnemu mogą się znacznie różnić. Jest tak, ponieważ potrzeby każdego pracodawcy mogą być bardzo różne. Dotyczy to nawet jednej branży. Praca asystenta administracyjnego w jednej firmie poligraficznej może nie obejmować wszystkich zadań lub umiejętności jak praca w innej firmie. Z tego powodu ujawnienie i ocena obowiązków są często decydującym czynnikiem podczas procesu rozmowy kwalifikacyjnej, nawet jeśli jest jasne, że dana osoba ma doświadczenie w tej dziedzinie.
Prawie cała praca asystenta administracyjnego będzie obejmować pewien rodzaj obowiązków biurowych. Znalezienie takiej pozycji, w której umiejętności komputerowe nie są konieczne, jest rzadkie, jeśli nie niemożliwe. Wymagany zakres tych umiejętności obsługi komputera może być ograniczony do podstawowego arkusza kalkulacyjnego, edytora tekstu i możliwości Internetu. W niektórych przypadkach może być wymagane wysokie zaawansowanie w tych obszarach i może ona wymagać doświadczenia w zakresie mniej popularnych programów, takich jak oprogramowanie księgowe.
Zakres specjalistycznej wiedzy, która może być wymagana, dotyczy zarówno branży, jak i firmy. Na przykład w firmie zajmującej się tworzeniem stron internetowych praca asystenta administracyjnego może wymagać pewnej wiedzy na temat programowania i projektowania stron internetowych. Firma zajmująca się nieruchomościami może jednak wymagać od osoby posiadania kompetencji w takich dziedzinach, jak prawo nieruchomości i geografia.
Ponieważ wielu specjalistów jest często zajętych, linie między asystentem administracyjnym a asystentem osobistym mogą się zacierać. Praca asystenta administracyjnego zwykle obejmuje wykonywanie zadań osobistych dla innych, takich jak planowanie zajęć lub odrzucanie zaproszeń, które nie są bezpośrednio związane z pracą. Takie prace mogą obejmować czynności o charakterze służbowym, takie jak zamawianie i otrzymywanie lunchu lub wysyłanie i odbieranie prywatnych dostaw.
W niektórych firmach istnieją różne poziomy asystentów administracyjnych. Niektóre mogą być lepiej wykwalifikowane, lepiej płatne i mają bardziej znaczące tytuły niż inne. Dzieje się tak często, gdy wymagany nakład pracy jest w stanie obsłużyć więcej niż jedna osoba. Znajduje się również w firmach, które są zwolennikami rozdzielenia niektórych obowiązków, takich jak należności i zobowiązania. W takich przypadkach asystent administracyjny może zostać wyraźnie zdefiniowany lub starszy administrator może delegować obowiązki według własnego uznania.