Jakie są różne rodzaje zadań Mailroom?
Prawdopodobnie nic dziwnego, że praca w kancelarii wymaga przetwarzania poczty. Aby jednak poczta działała sprawnie, szczególnie w przypadku dużych firm, praca pracowników poczty musi być podzielona na kilka określonych zadań. Zasadniczo zadania biura pocztowego można podzielić na dwie główne kategorie: związane z pocztą przychodzącą i związane z pocztą wychodzącą. Poczta przychodząca zwykle wymaga sortowania i dostarczania, podczas gdy poczta wychodząca może wymagać odbioru, zważenia, oznaczenia i zaplanowania odbioru. W kancelariach, które zatrudniają wielu urzędników, jedna osoba często będzie pełniła funkcję kierownika, delegując i nadzorując różne zadania w kancelarii, które muszą być wykonywane każdego dnia.
Wiele różnych zadań biura pocztowego związanych z codziennym przetwarzaniem poczty firmowej można podzielić na dwie główne kategorie: związane z pocztą przychodzącą i związane z pocztą wychodzącą. Obsługa poczty przychodzącej zwykle rozpoczyna się od sortowania. W przypadku małych firm poczta może być natychmiast sortowana według odbiorców, podczas gdy w dużych firmach przychodzące listy i paczki mogą być najpierw sortowane według działów, a następnie organizowane według odbiorców. W zależności od ilości przesyłek ten proces sortowania może być wykonywany ręcznie lub może być zakończony przy pomocy zautomatyzowanego sprzętu. Po posortowaniu poczty przychodzącej jeden lub więcej pracowników biura pocztowego może dostarczyć pocztę do poszczególnych adresatów lub do departamentalnych skrzynek pocztowych.
Inne zadania w kancelarii dotyczą obsługi poczty wychodzącej. Elementy wychodzące mogą być dostarczane bezpośrednio do kancelarii pocztowej za pośrednictwem systemu zsypowego lub mogą być odbierane od poszczególnych nadawców lub biur departamentalnych lub skrzynek nadawczych przez urzędników kancelarii pocztowej. Po wysłaniu przesyłek wychodzących do biura pocztowego konieczne może być ich zważenie i nadanie im etykiety pocztowej lub innych niezbędnych informacji. Pracownicy biura pocztowego mogą potrzebować zaplanować odbiór przedmiotów, które mają być obsługiwane przez prywatne firmy kurierskie. Pozycje wychodzące można następnie umieścić w zewnętrznych skrzynkach pocztowych, w wyznaczonym miejscu odbioru lub, w przypadku poczty wewnętrznej, przekierować do odpowiedniego działu lub osoby.
W dużych kancelariach, w których pracuje wielu urzędników, jedna osoba może pełnić funkcję opiekuna, delegując i nadzorując różne zadania w kancelarii, które muszą być wykonywane każdego dnia. Na przykład kierownik biura pocztowego może przydzielić obowiązki sortowania jednemu pracownikowi, obowiązki departamentu w zakresie dostawy i odbioru drugiego, a obowiązki ważenia i etykietowania na innym. Osoba nadzorująca może być również odpowiedzialna za wykonywanie zadań w kancelarii wyższego poziomu, takich jak zarządzanie prywatnymi firmami kurierskimi i zamawianie materiałów do wysyłki.