メールルームジョブの種類は何ですか？

メールルームでの作業がメールの処理を伴うことは驚くことではないでしょう。 ただし、特に大企業の場合、メールルームをスムーズに実行し続けるには、メールルームの従業員の仕事をいくつかの特定の仕事に分解する必要があります。 通常、メールルームジョブは、受信メールに関連するものと送信メールに関連するものの2つの主要なカテゴリに分類できます。 通常、受信メールには並べ替えと配信が必要ですが、送信メールの収集、計量、ラベル付け、およびピックアップのスケジュールが必要になる場合があります。 複数の書記官を雇用するメールルームでは、1人の個人がマネージャーとして務め、毎日完了しなければならないさまざまなメールルームジョブを委任し、監督することがよくあります。

会社のメールを毎日正常に処理するために必要な多くのさまざまなメールルームジョブは、受信メールに関連するものと送信メールに関連するものの2つの主なカテゴリに分類できます。 通常、受信メールの処理はソートから始まります。 中小企業の場合、メールは受信者に応じてすぐにソートされますが、大企業では、最初に部門ごとに着信レターと小包がソートされ、次に受信者に応じて整理されます。 メールの量に応じて、このソートプロセスは手動で実行することも、自動化された機器を使用して完了することもできます。 着信メールがソートされると、1人以上のメールルーム従業員が個々の受信者または部門のメールボックスにメールを配信できます。

他のメールルームジョブは、送信メールの処理を中心に展開します。 発信アイテムは、シュートシステムを介してメールルームに直接配信されるか、メールルーム担当者によって個々の送信者、部門のオフィス、または送信トレイから収集されます。 郵便物が郵便室に到着したら、それらの重量を量り、郵便料金またはその他の必要な情報をラベル付けする必要がある場合があります。 メールルームの店員は、民間の配送会社が処理するアイテムの集荷をスケジュールする必要がある場合があります。 発信アイテムは、外部メールボックス、指定された集荷エリア、または内部メールの場合は適切な部門または個人に転送されます。

複数の書記官を雇用する大規模な郵便室では、1人の個人が監督者を務め、毎日実行しなければならないさまざまな郵便室の仕事を委任および監督することができます。 たとえば、郵便室の監督者は、ある従業員に仕分け業務を割り当て、別の従業員に部門別の配達および回収業務を割り当て、さらに別の従業員に計量およびラベル付けの業務を割り当てます。 また、監督者は、民間宅配会社のアカウントの管理や郵便物の注文など、高レベルのメールルームジョブの実行を担当する場合があります。