Jaké jsou různé typy pracovních míst v podatelně?

Pravděpodobně nepřekvapuje, že práce v poštovní místnosti zahrnuje zpracování pošty. Aby však poštovní provoz fungoval hladce, zejména v případě velkých společností, musí být práce zaměstnanců poštovní místnosti rozdělena do několika konkrétních pracovních míst. Obecně lze úlohy poštovní místnosti rozdělit do dvou hlavních kategorií: úlohy související s příchozí poštou a úkoly související s odchozí poštou. Příchozí pošta obvykle vyžaduje třídění a doručení, zatímco odchozí pošta může vyžadovat vyzvednutí, zvážení, označení a naplánování vyzvednutí. V poštovních místnostech, které zaměstnávají více úředníků, bude jeden jednotlivec často sloužit jako manažer, který deleguje a dohlíží na různé úkoly v poštovní místnosti, které musí být každý den dokončeny.

Mnoho různých pracovních míst v poštovní místnosti, které se každý den podílejí na úspěšném zpracování firemní pošty, lze rozdělit do dvou hlavních kategorií: úkoly související s příchozí poštou a úkoly související s odchozí poštou. Zpracování příchozí pošty obvykle začíná tříděním. V případě malých společností může být pošta okamžitě tříděna podle příjemce, zatímco u velkých společností mohou být příchozí dopisy a balíčky nejprve tříděny podle oddělení a poté uspořádány podle příjemce. V závislosti na objemu pošty může být tento proces třídění prováděn ručně nebo může být dokončen pomocí automatizovaného zařízení. Po třídění příchozí pošty může jeden nebo více zaměstnanců poštovní schránky doručit poštu jednotlivým příjemcům nebo do poštovních schránek jednotlivých oddělení.

Další úlohy v poštovní místnosti se točí kolem zpracování odchozí pošty. Odchozí položky mohou být doručovány přímo do poštovní místnosti prostřednictvím systému skluzu, nebo mohou být vybírány od jednotlivých odesílatelů nebo kanceláří oddělení nebo k odeslání prostřednictvím úředníků poštovní místnosti. Jakmile odchozí zásilky dorazí do poštovní místnosti, bude možná třeba je zvážit a označit poštovným nebo jinými potřebnými informacemi. Úředníci podatelny mohou potřebovat naplánovat vyzvednutí položek, které mají zpracovat soukromé doručovací společnosti. Odchozí zásilky pak mohou být umístěny do vnějších poštovních schránek, na určeném místě vyzvednutí nebo v případě interní pošty přesměrovány na příslušné oddělení nebo jednotlivce.

Ve velkých poštovních sálech, které zaměstnávají více úředníků, může jeden jednotlivec sloužit jako supervizor, který deleguje a dohlíží na různé poštovní místnosti, které musí být prováděny každý den. Například vedoucí poštovní místnosti může pověřit jednoho zaměstnance tříděním povinností, povinnosti doručování a výběru oddělení jinému zaměstnanci a povinnosti vážení a označování etiketami jinému. Dohlížitel může být rovněž zodpovědný za provádění vyšších poštovních úloh, jako je správa účtů soukromých doručovacích firem a objednávání poštovních dodávek.