Hvad er de forskellige typer mailroom-job?

Det kommer sandsynligvis ikke som nogen overraskelse, at arbejde i et mailroom involverer behandling af mail. For at sikre, at et mailroom fungerer jævnt, dog især for store virksomheder, skal postrummedarbejdernes arbejde opdeles i en række specifikke job. Generelt kan postrumsopgaver opdeles i to hovedkategorier: dem, der er relateret til indgående mail og dem, der er relateret til udgående post. Indgående post kræver normalt sortering og levering, mens udgående post muligvis skal indsamles, vejes, mærkes og planlægges til afhentning. I postlokaler, der beskæftiger flere kontorer, vil en enkeltperson ofte fungere som manager, delegere og føre tilsyn med de forskellige postrumsjob, der skal udføres hver dag.

De mange forskellige mailroom-job, der er involveret i vellykket behandling af en virksomheds mail hver dag, kan opdeles i to hovedkategorier: dem, der er relateret til indgående post, og dem, der er relateret til udgående post. Håndtering af indgående mail begynder normalt med sortering. I tilfælde af små virksomheder kan post straks sorteres efter modtager, mens hos store virksomheder kan indkommende breve og pakker først sorteres efter afdeling og derefter organiseres efter modtager. Afhængig af e-mail-volumen kan denne sorteringsproces udføres manuelt eller kan afsluttes med hjælp fra automatiseret udstyr. Når indgående e-mail er blevet sorteret, kan en eller flere medarbejdere i mailroom levere posten enten til individuelle modtagere eller til afdelingspostkasser.

Andre postrumsjob drejer sig om håndtering af udgående post. Udgående genstande kan leveres direkte til et mailrum via et chute-system eller kan indsamles fra individuelle afsendere eller afdelingskontorer eller udbakker af postlokale kontorer. Når udgående varer er ankommet til postrummet, kan de muligvis vejes og mærkes med porto eller anden nødvendig information. Mailroom-kontorister skal muligvis planlægge afhentninger for genstande, der skal håndteres af private leveringsselskaber. Udgående poster kan derefter placeres i eksterne postkasser, i et udpeget afhentningsområde eller, i tilfælde af intern mail, omdirigeres til den relevante afdeling eller individ.

I store postlokaler, der beskæftiger flere kontorer, kan en person fungere som vejleder, delegere og føre tilsyn med de forskellige postrumsopgaver, der skal udføres hver dag. F.eks. Kan en postrumsvejleder tildele sorteringsopgaver til en medarbejder, afdelingens leverings- og indsamlingsopgaver til en anden og veje og mærke opgaver til endnu en anden. Vejlederen kan også være ansvarlig for udførelse af postrumsopgaver på højere niveau, såsom administration af private leveringsfirmakonti og bestilling af portforsyninger.