Hvad er de forskellige typer mailroom job?

Det kommer sandsynligvis ikke som nogen overraskelse, at det at arbejde i et mailroom involverer behandling af mail. For at holde et mailroom kører glat, især i tilfælde af store virksomheder, skal arbejdet med Mailroom -medarbejdere opdeles i en række specifikke job. Generelt kan mailroom job opdeles i to hovedkategorier: dem, der er relateret til indgående mail og dem, der er relateret til udgående mail. Indgående mail kræver normalt sortering og levering, mens udadvendt mail muligvis skal indsamles, vejes, mærket og planlagt til afhentning. I mailrooms, der anvender flere embedsmænd, vil en person ofte fungere som manager, der delegerer og fører tilsyn med de forskellige postrumsjob, der skal afsluttes hver dag.

De mange forskellige postrumsjob, der er involveret i succesfuldt behandling af en virksomheds mail hver dag, kan opdeles i to hovedkategorier: dem, der er relateret til indgående mail og dem, der er relateret til udgående mail. Håndtering af indgående mail begynder normalt med sortering. I tilfælde af SMALL -virksomheder, mail kan straks sorteres efter modtageren, mens indkommende breve og pakker ved store virksomheder først kan sorteres efter afdeling og derefter organiseres efter modtageren. Afhængig af mailvolumen kan denne sorteringsproces udføres for hånd eller kan afsluttes med hjælp fra automatiseret udstyr. Når den indkommende mail er sorteret, kan en eller flere medarbejdere i postrummet levere posten enten til individuelle modtagere eller til afdelingens postkasser.

Andre jobrumsjob drejer sig om håndtering af udgående mail. Udgående genstande kan leveres direkte til et mailroom via et chute -system eller kan indsamles fra individuelle afsendere eller afdelingskontorer eller outboxes af mailroom -embedsmænd. Når udadvendte varer er ankommet til mailroom, skal de muligvis vejes og mærket med porto eller anden nødvendig information. Mailroom -kontorer kan være nødt til at planlægge afhentninger tilVarer, der skal håndteres af private leveringsfirmaer. Udgående genstande kan derefter placeres i eksterne postkasser, i et udpeget afhentningsområde, eller i tilfælde af intern mail omdirigeret til den relevante afdeling eller individ.

I store mailrooms, der anvender flere embedsmænd, kan en person fungere som vejleder, der delegerer og fører tilsyn med de forskellige postrumsjob, der skal udføres hver dag. For eksempel kan en mailroom -vejleder tildele sorteringsopgaver til en medarbejder, afdelingsleverings- og indsamlingsopgaver til en anden og veje og mærkningsopgaver til endnu en. Vejlederen kan også være ansvarlig for at udføre postrum på højere niveau, såsom styring af private leveringsfirma-konti og bestilling af portoforsyninger.