Was sind die verschiedenen Arten von Mailroom-Jobs?
Es ist wahrscheinlich keine Überraschung, dass das Arbeiten in einer Poststelle die Verarbeitung von Post beinhaltet. Um einen reibungslosen Versandraum aufrechtzuerhalten, muss jedoch insbesondere bei großen Unternehmen die Arbeit der Versandraummitarbeiter in eine Reihe spezifischer Jobs unterteilt werden. Im Allgemeinen können Mailroom-Aufträge in zwei Hauptkategorien unterteilt werden: Aufträge für eingehende E-Mails und Aufträge für ausgehende E-Mails. Eingehende Post muss normalerweise sortiert und zugestellt werden, während ausgehende Post möglicherweise abgeholt, gewogen, etikettiert und zur Abholung eingeplant werden muss. In Mailrooms, in denen mehrere Angestellte beschäftigt sind, fungiert häufig eine Person als Manager, der die verschiedenen Mailroom-Jobs delegiert und überwacht, die täglich ausgeführt werden müssen.
Die vielen verschiedenen Mailroom-Jobs, die für die erfolgreiche Verarbeitung der Post eines Unternehmens pro Tag erforderlich sind, lassen sich in zwei Hauptkategorien einteilen: die für eingehende und die für ausgehende Post. Die Bearbeitung eingehender E-Mails beginnt normalerweise mit dem Sortieren. Bei kleinen Unternehmen kann die Post sofort nach Empfängern sortiert werden, während bei großen Unternehmen eingehende Briefe und Pakete zunächst nach Abteilungen sortiert und dann nach Empfängern sortiert werden. Je nach Postaufkommen kann dieser Sortiervorgang von Hand oder mit Hilfe von automatisierten Geräten durchgeführt werden. Sobald die eingehende Mail sortiert wurde, können ein oder mehrere Mailroom-Mitarbeiter die Mail entweder an einzelne Empfänger oder an Abteilungspostfächer zustellen.
Andere Mailroom-Jobs drehen sich um die Verarbeitung ausgehender Post. Ausgehende Sendungen können über ein Rutschensystem direkt an eine Poststelle geliefert oder von einzelnen Absendern oder Abteilungsbüros oder Postausgängen von Poststellenangestellten abgeholt werden. Sobald die ausgehenden Sendungen in der Poststelle angekommen sind, müssen sie möglicherweise gewogen und mit Porto oder anderen erforderlichen Informationen versehen werden. Postbeamte müssen möglicherweise Abholungen für Sendungen planen, die von privaten Zustellfirmen bearbeitet werden sollen. Ausgehende Sendungen können dann in externen Postfächern, in einem bestimmten Abholbereich oder bei interner Post an die entsprechende Abteilung oder Person weitergeleitet werden.
In großen Mailrooms, in denen mehrere Mitarbeiter beschäftigt sind, kann eine Person als Supervisor fungieren und die verschiedenen Mailroom-Aufgaben delegieren und überwachen, die täglich ausgeführt werden müssen. Beispielsweise kann ein Poststellenleiter einem Mitarbeiter Sortieraufgaben zuweisen, einem anderen Mitarbeiter die Zustell- und Abholaufgaben sowie einem anderen Mitarbeiter die Wiege- und Etikettieraufgaben. Der Supervisor ist möglicherweise auch für die Ausführung übergeordneter Poststellenaufträge verantwortlich, z. B. für die Verwaltung der Konten privater Zustellfirmen und die Bestellung von Porto.