Co robi agent zakupów?
Agent ds. Zakupów to specjalista, który jest odpowiedzialny za utrzymywanie odpowiedniej ilości niezbędnych materiałów pod ręką na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej. Oprócz dbania o to, aby firma miała wszystko, czego potrzebuje do produkcji towarów i usług, agent często aktywnie uczestniczy w negocjowaniu cen tych materiałów. Agent zakupów może działać samodzielnie w małej firmie lub być częścią zespołu zakupowego dla większej korporacji.
Podstawowy opis zadania agenta zakupów zapewni dane dotyczące określonego zakresu zadań przypisanych do stanowiska. W zależności od kultury i struktury zaangażowanej firmy agent może być odpowiedzialny za zarządzanie zapasami wszystkiego, od materiałów biurowych po surowce używane do produkcji towarów. W zakresie dokonywania zakupów dla inwentarza agentowi można przyznać uprawnienia do zawierania umów ze sprzedawcami w imieniu pracodawcy. W innych przypadkach agent zakupów może aktywnie uczestniczyć w negocjacjach mających na celu zapewnienie najlepszej ceny jednostkowej na zamówionych towarach, ostatecznie przekazując sprawę do zatwierdzenia przed faktycznym złożeniem pierwszego zamówienia.
W przypadku większości stanowisk agentów zakupów konieczne jest ciągłe porównywanie cen różnych towarów i usług w celu zaoszczędzenia pieniędzy firmy. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy firma prowadzi wiele zakładów w różnych lokalizacjach. W tym scenariuszu każdy zakład zwykle będzie miał urzędnika zaopatrzenia, który zarządza zapasami materiałów na tym poziomie, ale koordynuje zakupy za pośrednictwem agenta zakupów. Zazwyczaj sprzedawca przesyła zgłoszenie zapotrzebowania na towary agentowi zakupów, który następnie ocenia zapytanie. Jeśli zostanie zatwierdzony, agent określa, gdzie uzyskać najlepszą ofertę na te towary i dopasowuje zapotrzebowanie do zamówienia. W tym momencie zamówienie jest składane u zatwierdzonego dostawcy, a towary mogą zostać wysłane bezpośrednio do zakładu, z którego pochodzi żądanie.
Aby odnieść sukces jako agent zakupów, konieczne jest posiadanie silnych umiejętności organizacyjnych, zrozumienie branży, a także umiejętność badania i kwalifikacji dostawców z dużą wydajnością. Ponieważ agent zazwyczaj musi wchodzić w interakcje z innymi osobami w firmie, a także dostawcami i dostawcami, zdolność jasnej komunikacji jest również niezwykle ważna. Ponieważ zakup pracy w dużej firmie może być nieco stresujący, agent zakupów musi również być w stanie sprostać trudnym terminom i często zarządzać więcej niż jednym projektem na raz, aby wywiązać się ze swoich obowiązków.