Co robi kierownik ds. Zakupów?
Osoba nadzorująca zakupy to rodzaj menedżera odpowiedzialnego za grupę zaopatrzenia. W ramach swojej pracy nadzorcy zakupów wspierają operacje biznesowe poprzez przegląd zapotrzebowań na zakup, zatwierdzanie różnic cen zakupu oraz kontrolę nadwyżek i przestarzałych kosztów. Jeśli nadzorca zakupów jest zatrudniony przez zakład produkcyjny, będzie on również odpowiedzialny za współpracę z zarządzaniem programami i planistami produkcji w celu ustalenia, kiedy materiał będzie dostępny do operacji budowy produktów.
Zgłoszenia zapotrzebowania to żądania zakupu produktów w celu obsługi zamówień klientów. Kierownik zakupów dokonuje przeglądu zapotrzebowań na zakup i określa, co należy zamówić. Faktyczne wprowadzenie zamówienia jest dokonywane przez kupujących, którzy pracują dla nadzorcy zakupów. Zazwyczaj te zapotrzebowania na zakup będą wynikiem systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Przed upoważnieniem nabywców do składania zamówień u dostawców, kierownik zakupów spotka się z członkami personelu zarządzającego, aby potwierdzić, że popyt na zamówienia klientów i wydajność fabryki są wystarczające do obsługi tych zamówień.
Odchylenia ceny zakupu (PPV) są wynikiem tego, że podana cena jednostkowa jest wyższa niż standardowa cena jednostkowa załadowana do systemu ERP. Niekorzystny PPV może potencjalnie spowodować, że firma osiągnie mniejszy zysk, więc organ nadzorujący zakupy musi przejrzeć wszelkie niekorzystne PPV, aby ustalić przyczynę. Jeśli przyczyna wynika z problemów spowodowanych przez klienta, takich jak żądania w czasie realizacji lub wymagane są mniejsze ilości niż pierwotnie podane, kierownik ds. Zakupów prześle menedżerowi programu żądanie odzyskania PPV od klienta. Jeśli przyczyna jest związana z błędem kupującego lub innymi problemami nie powodowanymi przez klienta, nadzorca zakupów dokona analizy pierwotnej przyczyny i zapewni dodatkowe szkolenia lub aktualizacje procesów, jeśli będzie to konieczne, aby zapobiec wystąpieniu problemu w przyszłości.
Kierownicy zakupów są również odpowiedzialni za kontrolowanie nadmiernych i przestarzałych kosztów. Nadwyżka to ilość materiału będąca własnością firmy, która jest większa niż popyt dostarczony przez jego klienta. Przestarzałe odnosi się do każdego materiału, który ma zerowe zapotrzebowanie, a zatem nie ma zastosowania. Kierownicy zakupów okresowo sprawdzają na bieżąco i na szczegółach materiału zamówienia, aby upewnić się, że nie będzie żadnego osieroconego materiału.
W przypadku, gdy zmiana popytu ze strony klienta spowoduje, że materiał stanie się nadwyżką, nadzorca zakupów będzie współpracował z nabywcami i spróbuje zwrócić nadwyżkę pierwotnemu dostawcy. Po przeprowadzeniu należytej staranności wszelkie materiały pozostające w związku z osieroceniem są zwykle przedstawiane klientowi w nadmiarze roszczenia o płatność. Przestarzały materiał jest często spowodowany zmianą techniczną, która mogła usunąć konkretny element z zestawienia komponentów. Dział zakupów spróbuje zwrócić części lub znaleźć inny sposób ich wykorzystania. Jeśli to się nie powiedzie, klientowi zostanie przesłane nieaktualne roszczenie.