Was macht ein Einkaufsleiter?
Ein Einkaufsleiter ist eine Art Manager, der für die Beschaffungsgruppe verantwortlich ist. Im Rahmen ihrer Arbeit unterstützen Einkaufsleiter den Geschäftsbetrieb, indem sie Bestellanforderungen prüfen, Preisabweichungen genehmigen und überflüssige und veraltete Kosten kontrollieren. Wenn der Einkaufsleiter in einer Produktionsstätte angestellt ist, ist er auch für die Zusammenarbeit mit dem Programmmanagement und den Produktionsplanern verantwortlich, um zu bestimmen, wann Material für Vorgänge zur Herstellung von Produkten verfügbar sein wird.
Bestellanforderungen sind die Aufforderungen zum Kauf von Produkten zur Unterstützung von Kundenaufträgen. Ein Einkaufsleiter prüft die Bestellanforderungen und bestimmt, was bestellt werden muss. Die eigentliche Auftragserfassung erfolgt durch Einkäufer, die für den Einkaufsleiter tätig sind. In der Regel handelt es sich bei diesen Bestellanforderungen um eine Ausgabe eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning). Bevor der Einkaufsleiter die Käufer ermächtigt, Bestellungen bei Lieferanten aufzugeben, trifft er sich mit Mitgliedern des Managements, um zu bestätigen, dass der Bedarf an Kundenbestellungen und die Fabrikkapazität ausreichen, um diese Bestellungen zu unterstützen.
Kaufpreisabweichungen (PPV) ergeben sich aus einem höheren Stückpreis als dem im ERP-System geladenen Standardstückpreis. Ein ungünstiger PPV kann möglicherweise dazu führen, dass das Unternehmen weniger Gewinn erzielt. Daher muss der Einkaufsleiter alle ungünstigen PPVs überprüfen, um die Ursache zu ermitteln. Wenn die Ursache kundenbedingte Probleme sind, wie z. B. Anfragen in Vorlaufzeiten oder geringere Mengen als ursprünglich angegeben, sendet der Einkaufsmanager eine Anfrage an den Programmmanager, um die PPV vom Kunden wiederherzustellen. Wenn die Ursache auf einen Käuferfehler oder andere nicht vom Kunden verursachte Probleme zurückzuführen ist, führt der Einkaufsleiter eine Ursachenanalyse durch und bietet bei Bedarf zusätzliche Schulungen oder Prozessaktualisierungen an, um zu verhindern, dass das Problem in Zukunft auftritt.
Die Einkaufsleiter sind auch für die Kontrolle überhöhter und überholter Kosten verantwortlich. Der Selbstbehalt ist die Menge an Material, die sich im Eigentum eines Unternehmens befindet und größer ist als die vom Kunden bereitgestellte Nachfrage. Veraltet bezieht sich auf alle Materialien, die keinen Bedarf haben und daher nicht verwendet werden. Die Einkaufsleiter überprüfen regelmäßig die verfügbaren und auftragsbezogenen Materialdetails, um sicherzustellen, dass kein gestrandetes Material vorhanden ist.
Für den Fall, dass eine Nachfrageänderung des Kunden zu einem Materialüberschuss führt, arbeitet der Einkaufsleiter mit den Käufern zusammen und versucht, den Überschuss an den ursprünglichen Lieferanten zurückzugeben. Nach Durchführung dieser Due Diligence wird in der Regel noch gestrandetes Material im Rahmen einer Überforderung dem Kunden zur Zahlung vorgelegt. Veraltetes Material ist häufig auf eine technische Änderung zurückzuführen, die möglicherweise eine bestimmte Komponente aus der Stückliste entfernt hat. Die Einkaufsabteilung wird versuchen, die Teile zurückzugeben oder einen anderen Weg zu finden, um sie zu verwenden. Wenn dies nicht erfolgreich ist, wird dem Kunden ein überholter Anspruch vorgelegt.