Vad gör en inköpsledare?

En inköpsledare är en typ av chef som ansvarar för upphandlingsgruppen. Som en del av sitt jobb stöder inköpsledare affärsverksamhet genom att granska inköpsrekvisitioner, godkänna köpprisavvikelser och kontrollera överskott och föråldrade kostnader. Om inköpsansvarig är anställd i en tillverkningsanläggning kommer han också att ansvara för att arbeta med programhantering och produktionsscheman för att bestämma när material kommer att finnas tillgängligt för operationer för att bygga produkter.

Inköpsrekvisitioner är förfrågningarna om att köpa produkter för support för kundorder. En inköpsledare granskar inköpskrav och bestämmer vad som måste beställas. Den faktiska orderingången utförs av köpare som arbetar för inköpsansvarig. Vanligtvis kommer dessa inköpskrav att vara en utgång från ett ERP-system (Enterprise Resource Planning). Innan köparen tillåter köpare att göra beställningar hos leverantörer, kommer inköpsansvarig att träffa ledningsmedlemmarna för att bekräfta att kundorderbeställning och fabrikskapacitet är tillräcklig för att stödja dessa beställningar.

Köpsprisavvikelser (PPV) är resultatet av att ett noterat enhetspris är högre än standardpriset som laddats i ERP-systemet. En ogynnsam PPV kan potentiellt få företaget att göra mindre vinst, så inköpsansvarig måste se över eventuella ogynnsamma PPV: er för att fastställa orsaken. Om orsaken beror på kundinducerade problem som förfrågningar i ledtid eller mindre mängder som krävs än vad som ursprungligen citerades kommer köpschefen att lämna in en förfrågan till programchefen för att få PPV återhämtat från kunden. Om orsaken är relaterad till köparfel eller andra icke-kundinducerade problem, kommer inköpsansvarig att utföra analys av rotorsaker och ge ytterligare utbildning eller processuppdateringar efter behov för att förhindra att problemet uppstår i framtiden.

Inköpschefer ansvarar också för att kontrollera överskott och föråldrade kostnader. Överskott är mängden material som ägs av ett företag som är större än efterfrågan från deras kund. Föråldrad hänvisar till allt material som har noll efterfrågan, alltså ingen användning. Köp av handledare granskar regelbundet till hands och på beställningsmaterialdetaljer för att säkerställa att det inte finns något strandat material.

I händelse av att en efterfrågan förändras från kunden får material att bli överskott, kommer inköpsansvarig arbeta med köparna och försöka returnera överskottet till den ursprungliga leverantören. Efter att denna due diligence har utförts, skickas vanligtvis allt material som fortfarande är strängt in i ett överskottskrav till kunden för betalning. Föråldrat material beror ofta på en teknisk förändring som kan ha tagit bort en viss komponent från materialräkningen. Inköpsavdelningen kommer att försöka returnera delarna eller hitta ett annat sätt att använda dem. Om det inte lyckas kommer ett föråldrat krav att lämnas in till kunden.