Hvad gør en indkøbsvejleder?

En indkøbsvejleder er en type manager, der er ansvarlig for indkøbsgruppen. Som en del af deres job understøtter indkøbsledere forretningsdrift ved at gennemgå købsrekvisitioner, godkende købsprisafvigelser og kontrollere overskydende og forældede omkostninger. Hvis indkøbsvejlederen er ansat i en produktionsfacilitet, er han også ansvarlig for at arbejde med programstyring og produktionsplanlægere for at bestemme, hvornår der vil være materiale til rådighed til operationer til at bygge produkter.

Købsrekvisitioner er anmodningerne om at købe produkter til support af kundeordrer. En indkøbsvejleder gennemgår indkøbsrekvisitionerne og bestemmer, hvad der skal bestilles. Den faktiske ordreregistrering udføres af købere, der arbejder for indkøbsvejlederen. Disse købskrav er typisk et output fra et ERP-system (enterprise resource planning). Før indkøbstilsynsmyndigheden bemyndiger køberne til at afgive ordrer hos leverandører, mødes med ledelsesmedarbejderne for at bekræfte, at kundeforespørgsel og fabrikskapacitet er tilstrækkelig til at understøtte disse ordrer.

Købsprisafvigelser (PPV) er resultatet af, at en noteret enhedspris er højere end den normale enhedspris, der er indlæst i ERP-systemet. En ugunstig PPV kan potentielt få virksomheden til at tjene mindre fortjeneste, så indkøbslederen skal gennemgå eventuelle ugunstige PPV'er for at afgøre årsagen. Hvis årsagen skyldes kundeinducerede problemer som forespørgsler i ledetid eller mindre krævede mængder end hvad der oprindeligt blev citeret, vil indkøbschefen sende en anmodning til programlederen om at få PPV inddrevet fra kunden. Hvis årsagen er relateret til køberfejl eller andre ikke-kundeinducerede problemer, udfører indkøbslederen rodårsagsanalyse og leverer yderligere træning eller procesopdateringer efter behov for at forhindre, at problemet opstår i fremtiden.

Indkøbsledere er også ansvarlige for at kontrollere overskydende og forældede omkostninger. Overskydende er den mængde materiale, der ejes af et firma, der er større end efterspørgslen fra deres kunde. Forældet henviser til ethvert materiale, der har nul efterspørgsel, og dermed ikke brug. Indkøb af tilsynsførere regelmæssigt gennemgår manuelt og på bestillingsmateriel detaljer for at sikre, at der ikke er noget strandet materiale.

I tilfælde af at en efterspørgselændring fra kunden får materiale til at blive overskydende, vil indkøbsvejlederen samarbejde med køberne og forsøge at returnere det overskydende til den originale leverandør. Efter at denne due diligence er udført, indsendes ethvert materiale, der stadig er strandet, i et overskydende krav til kunden til betaling. Forældet materiale skyldes ofte en teknisk ændring, der kan have fjernet en bestemt komponent fra materialeregningen. Indkøbsafdelingen vil forsøge at returnere delene eller finde en anden måde at bruge dem på. Hvis det ikke lykkes, fremsendes et forældet krav til kunden.