Co robi kierownik zaopatrzenia?
Menedżer dostaw, znany również jako menedżer łańcucha dostaw, to profesjonalista, który nadzoruje proces lokalizowania i zabezpieczania materiałów potrzebnych do utrzymania funkcjonowania firmy. Aby osiągnąć ten cel, menedżer zazwyczaj bierze udział w wyborze dostawców, ustalaniu wytycznych dotyczących zamawiania i dystrybucji materiałów oraz zarządzaniu procesem stosowanym dla tej dystrybucji. Często menedżer stara się zrozumieć przepływ podaży i popytu w firmie i odpowiednio dostosować proces zamawiania i dystrybucji.
Zarządzanie łańcuchem dostaw zwykle stara się zarządzać nabywaniem i najbardziej wydajnym wykorzystaniem materiałów, tak aby firma czerpała korzyści ze stałej produkcji bez konieczności utrzymywania wysokich zapasów podlegających podatkom. Z tego powodu kierownik zaopatrzenia często opracowuje procedury zakupów oparte na tempie zużycia pozyskanych materiałów w danym okresie produkcyjnym. Pomaga to menedżerowi wiedzieć, kiedy zmienić kolejność potrzebnych materiałów, aby dotarli na czas w celu utrzymania tempa produkcji, ale nie na tyle wcześniej, aby stworzyć zobowiązanie podatkowe dla firmy.
Zarządzanie łańcuchem dostaw zwykle wymaga ścisłej interakcji między kierownikiem dostaw a różnymi obszarami lub działami zaangażowanymi w proces produkcji. Ta komunikacja jest kluczem do upewnienia się, że obecne wytyczne zakupowe są zgodne z zapotrzebowaniem na surowce. Jeśli z jakiegoś powodu produkcja zostanie ograniczona, kierownik dostosuje wytyczne dotyczące zakupów, aby albo kupować mniej danego materiału, albo kupować tę samą ilość rzadziej. W podobny sposób kierownik dostaw dostosuje w górę liczbę zakupionych jednostek lub częstotliwość zamówień, jeśli zostanie poinformowany, że produkcja wzrośnie.
W celu zarządzania procesem podaży i popytu w ramach operacji menedżer dostaw ustanawia pozytywne relacje robocze z dostawcami i dostawcami. Znaczenie tych relacji można łatwo zilustrować, gdy pojawią się niezwykłe okoliczności, wymagające działania poza normą. Na przykład, jeśli firma otrzyma duże zamówienie klienta, które musi zostać zrealizowane w bardzo krótkim czasie, menedżer może zwrócić się do dostawcy z prośbą o specjalne zamówienie na surowce wymagające przyspieszonej dostawy. Zakładając, że relacje między menedżerem a sprzedawcą są silne, istnieje duża szansa, że sprzedawca będzie bardziej uprzejmy, podejmując kroki w celu spełnienia tego niezwykłego żądania.
Ponieważ potrzeby produkcyjne prawdopodobnie szybko się zmienią, menedżer dostaw stale ocenia bieżące tempo wykorzystania wszystkich materiałów eksploatacyjnych i odpowiednio dostosowuje zamówienia. Takie postępowanie zapobiega gromadzeniu się materiałów, które prawdopodobnie nie będą potrzebne przez dłuższy czas, przy jednoczesnym zapewnieniu, że częściej potrzebne materiały są zawsze pod ręką. Oprócz utrzymywania niskiego poziomu zapasów do celów podatkowych proces ten pomaga również utrzymać ogólne zadłużenie firmy w rozsądnym zakresie.
Kierownik dostaw może również nadzorować to, co w wielu branżach znane jest jako inwentaryzacja liczona w cyklu. Zasadniczo jest to okresowa fizyczna liczba różnych materiałów według wewnętrznych kodów lub oznaczeń. Proces ten umożliwia dostosowanie stanów magazynowych, które mogą wystąpić z powodu nieprzestrzegania przez wydziały odpowiednich procedur zbierania surowców z magazynu, materiałów uszkodzonych podczas przechowywania lub innych czynników, które wpływają na liczbę dostępnych materiałów użytkowych. Dostosowanie pomaga utrzymać harmonogram zamówień na właściwym poziomie i zapewnia, że produkcja nie będzie utrudniona z powodu braku dostępnych surowców.