Co robi koordynator administracyjny?
Zasadniczo koordynator administracyjny zarządza i wspiera biura firmy lub organizacji. Główne obowiązki zawodowe obejmują zazwyczaj zapewnienie kompleksowego wsparcia administracyjnego, nadzorowanie personelu pomocniczego i pomoc w zarządzaniu budżetem. Te zadania są odpowiednie dla osoby zmotywowanej, skrupulatnej i praktycznej.
Obowiązki podstawowe
Główną rolą koordynatora administracyjnego jest łączność między działami, dostawcami zewnętrznymi i pracownikami. W celu skutecznego funkcjonowania większość organizacji ma złożoną hierarchię osób i specjalistów, którzy muszą współpracować, aby załatwić sprawę. Koordynatorzy administracyjni zazwyczaj organizują, nadzorują i ułatwiają ten przepływ pracy. Mogą być również wezwani do zapoznania się ze szczegółami technicznymi i funkcjonowaniem organizacji w celu zapewnienia specjalistycznego wsparcia.
Na przykład, jeśli członek wydziału na uniwersytecie potrzebuje zwrotu kosztów podróży, koordynator może potrzebować współpracy z kilkoma innymi wydziałami w celu zabezpieczenia funduszy. Może on współpracować z biurem podróży, działem księgowości, personelem pomocniczym wydziału lub innymi osobami w celu przetworzenia niezbędnych informacji dla członka wydziału. Koordynator administracyjny ze specjalistyczną wiedzą na temat protokołu zwrotu kosztów uniwersytetu może zazwyczaj lepiej służyć pracownikowi wydziału niż inni pracownicy szkoły.
Personel zarządzający
Koordynator administracyjny dużej organizacji zwykle zarządza personelem pomocniczym. Tymi pracownikami są zazwyczaj pracownicy niebędący osobami nadzorującymi w dziale, którzy świadczą usługi biurowe, sekretarskie lub finansowe. Większość koordynatorów odpowiada również za zatrudnianie nowych pracowników, ocenianie lub upominanie obecnych pracowników oraz ustalanie zadań.
Obowiązki wsparcia
Koordynator administracyjny może być zmuszony do wykonywania podstawowych obowiązków biurowych, zwłaszcza jeśli organizacja, w której pracuje, jest niewielka. Może być zaangażowany w utrzymywanie baz danych, tworzenie raportów, pisanie listów i pracę nad innymi ogólnymi działaniami wspierającymi. Koordynatorzy są często odpowiedzialni za utrzymanie biura, w tym za zakup materiałów eksploatacyjnych, pracę z zarządzaniem obiektami i zapewnienie konserwacji sprzętu.
Asygnowanie
Innym ważnym zadaniem koordynatora administracyjnego jest pomoc w przygotowaniu i realizacji budżetu organizacji. Większość koordynatorów jest zazwyczaj do pewnego stopnia zaangażowana w zarządzanie finansowe swoją firmą. Często są zaangażowani w monitorowanie wydatkowania pieniędzy, pomoc w kontrolowaniu kosztów, zatwierdzanie wydatków i pisanie raportów finansowych.
Zostanie koordynatorem administracyjnym
Głównymi kwalifikacjami koordynatora administracyjnego są wcześniejsze doświadczenie zawodowe, przy czym wiele organizacji wymaga wsparcia administracyjnego przez siedem lat. Wielu koordynatorów zajmowało wcześniej stanowiska kierowników biurowych lub administracyjnych, asystentów administracyjnych lub przedstawicieli obsługi klienta. Oprócz doświadczenia wiele z tych stanowisk wymaga co najmniej dyplomu ukończenia szkoły średniej lub dyplomu równoważności ogólnej (GED). Niektóre organizacje mogą wymagać licencjata lub nawet ukończenia studiów wyższych.