Co dělá administrativní koordinátor?

Obecně správní koordinátor řídí a podporuje kanceláře podniku nebo organizace. Mezi hlavní pracovní povinnosti obvykle patří poskytování komplexní administrativní podpory, dohled nad podpůrnými pracovníky a pomoc při správě rozpočtu. Tyto úkoly jsou vhodné pro osobu, která je motivovaná, pečlivá a praktická.

Primární cla

Hlavní role administrativního koordinátora je spolupráce mezi odděleními, externími prodejci a zaměstnanci. Aby fungovaly efektivně, většina organizací má složitou hierarchii jednotlivců a specialistů, kteří musí spolupracovat, aby se vše dařilo. Správní koordinátoři obvykle tento pracovní postup organizují, dohlížejí na něj a usnadňují jej. Mohou být také vyzváni, aby se naučili technické podrobnosti a vnitřní fungování organizace za účelem poskytování odborné podpory.

Například, pokud člen fakulty na univerzitě potřebuje náhradu cestovních výdajů, může koordinátor potřebovat pro zajištění prostředků spolupráci s několika dalšími katedrami. Při zpracování potřebných informací pro člena fakulty může spolupracovat s cestovní kanceláří, účetním oddělením, podpůrnými pracovníky fakulty nebo jinými osobami. Správní koordinátor se specializovanými znalostmi o protokolu úhrady vysokých škol může obvykle sloužit členům fakulty lépe než ostatní zaměstnanci školy.

Řídící personál

Administrativní koordinátor velké organizace obvykle řídí pomocný personál. Mezi tyto zaměstnance obvykle patří zaměstnanci, kteří dohlížejí na oddělení v oddělení, kteří poskytují administrativní, sekretářské nebo finanční služby. Většina koordinátorů má také na starosti přijímání nových zaměstnanců, hodnocení nebo pokárání stávajících zaměstnanců a stanovování pracovních úkolů.

Povinnosti podpory

Administrativní koordinátor bude možná muset plnit základní administrativní povinnosti, zejména pokud je organizace, pro kterou pracuje, malá. Může být zapojen do údržby databází, vytváření sestav, psaní dopisů a práce na dalších obecných podpůrných činnostech. Koordinátoři mají často na starosti údržbu kanceláře, včetně nákupu spotřebního materiálu, práce se správou zařízení a zajišťování údržby zařízení.

Rozpočtování

Dalším důležitým úkolem administrativního koordinátora je pomáhat při přípravě a plnění rozpočtu organizace. Většina koordinátorů je obvykle do určité míry zapojena do finančního řízení své společnosti. Často se podílejí na sledování toho, jak jsou peníze vynakládány, pomáhají kontrolovat náklady, schvalovat výdaje a psát finanční zprávy.

Stát se administrativním koordinátorem

Hlavní kvalifikací pro administrativního koordinátora jsou předchozí pracovní zkušenosti, přičemž mnoho organizací vyžaduje v administrativní podpoře ekvivalent sedmi let. Mnoho koordinátorů dříve zastávalo pozice administrativních nebo administrativních manažerů, administrativních asistentů nebo zástupců zákaznických služeb. Kromě zkušeností vyžaduje mnoho z těchto pozic minimálně maturitu nebo maturitu (GED). Některé organizace mohou vyžadovat bakalářský nebo dokonce postgraduální vysokoškolský titul.