Was macht ein Verwaltungskoordinator?
Im Allgemeinen verwaltet und unterstützt ein Verwaltungskoordinator die Büros eines Unternehmens oder einer Organisation. Die Hauptaufgaben umfassen in der Regel die Bereitstellung umfassender administrativer Unterstützung, die Überwachung des Support-Personals und die Unterstützung bei der Verwaltung des Budgets. Diese Aufgaben eignen sich gut für eine Person, die selbst motiviert, akribisch und praktisch ist.
Erste Pflichten
Die Hauptaufgabe eines Verwaltungskoordinators besteht darin, eine Verbindung zwischen Abteilungen, externen Anbietern und Mitarbeitern herzustellen. Um effektiv zu funktionieren, haben die meisten Organisationen eine komplexe Hierarchie von Einzelpersonen und Spezialisten, die zusammenarbeiten müssen, um die Dinge zu erledigen. Verwaltungskoordinatoren organisieren, überwachen und erleichtern diesen Workflow in der Regel. Sie können auch aufgefordert werden, sich mit den technischen Details und der Funktionsweise einer Organisation vertraut zu machen, um spezielle Unterstützung zu leisten.
Wenn beispielsweise ein Fakultätsmitglied an einer Universität eine Erstattung der Reisekosten benötigt, muss der Koordinator möglicherweise mit mehreren anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um die Gelder zu sichern. Er oder sie kann mit dem Reisebüro, der Buchhaltungsabteilung, den Mitarbeitern der Fakultätsunterstützung oder anderen zusammenarbeiten, um die erforderlichen Informationen für das Fakultätsmitglied zu verarbeiten. Ein Verwaltungskoordinator mit speziellen Kenntnissen über das Erstattungsprotokoll der Universität kann dem Fakultätsmitglied in der Regel besser dienen als andere Schulangestellte.
Führungskräfte
Der administrative Koordinator einer großen Organisation verwaltet normalerweise das Support-Personal. Zu diesen Mitarbeitern gehören in der Regel nicht aufsichtsführende Mitarbeiter der Abteilung, die Büro-, Sekretariats- oder Finanzdienstleistungen erbringen. Die meisten Koordinatoren sind auch für die Einstellung neuer Mitarbeiter, die Bewertung oder Rüge bestehender Mitarbeiter und die Festlegung von Arbeitsaufträgen zuständig.
Unterstützungspflichten
Ein Verwaltungskoordinator muss möglicherweise grundlegende Verwaltungsaufgaben wahrnehmen, insbesondere wenn die Organisation, für die er arbeitet, klein ist. Er oder sie ist möglicherweise an der Pflege von Datenbanken, der Erstellung von Berichten, dem Schreiben von Briefen und anderen allgemeinen Supportaktivitäten beteiligt. Koordinatoren sind häufig für die Instandhaltung des Büros zuständig, einschließlich des Kaufs von Verbrauchsmaterialien, der Arbeit mit dem Gebäudemanagement und der Sicherung der Instandhaltung von Geräten.
Budgetierung
Eine weitere wichtige Aufgabe für einen Verwaltungskoordinator ist die Unterstützung bei der Vorbereitung und Ausführung des Organisationsbudgets. Die meisten Koordinatoren sind in der Regel bis zu einem gewissen Grad in das Finanzmanagement ihres Unternehmens eingebunden. Sie sind häufig an der Überwachung des Geldverbrauchs, der Kostenkontrolle, der Genehmigung von Ausgaben und der Erstellung von Finanzberichten beteiligt.
Administrative Koordinatorin werden
Die Hauptqualifikation für einen Verwaltungskoordinator ist die vorherige Berufserfahrung, wobei viele Organisationen eine umgerechnete administrative Unterstützung von sieben Jahren benötigen. Viele Koordinatoren hatten zuvor Positionen als Büro- oder Verwaltungsleiter, Verwaltungsassistenten oder Kundendienstmitarbeiter inne. Für viele dieser Positionen ist neben der Berufserfahrung mindestens ein Abitur oder ein allgemeines Äquivalenzdiplom (GED) erforderlich. Einige Organisationen benötigen möglicherweise einen Bachelor- oder sogar einen Hochschulabschluss.