Hvad gør en administrativ koordinator?
Generelt administrerer og understøtter en administrativ koordinator kontorer i en virksomhed eller organisation. De vigtigste jobopgaver inkluderer typisk at yde omfattende administrativ support, overvåge supportpersonale og hjælpe med at styre budgettet. Disse opgaver er velegnet til en person, der er selvmotiveret, omhyggelig og praktisk.
Primære pligter
Hovedrollen for en administrativ koordinator er at fungere som en forbindelse mellem afdelinger, eksterne leverandører og ansatte. For at fungere effektivt har de fleste organisationer et komplekst hierarki af enkeltpersoner og specialister, der skal samarbejde for at få tingene gjort. Administrative koordinatorer organiserer, overvåger og letter denne arbejdsgang typisk. De kan også opfordres til at lære de tekniske detaljer og indre arbejde i en organisation for at yde specialiseret support.
For eksempel, hvis et fakultetsmedlem på et universitet har behov for godtgørelse for rejseudgifter, kan koordinatoren muligvis arbejde sammen med flere andre afdelinger for at sikre midlerne. Han eller hun kan arbejde sammen med rejsekontoret, regnskabsafdelingen, fakultetets supportpersonale eller andre for at behandle de nødvendige oplysninger til fakultetsmedlemmet. En administrativ koordinator med specialiseret viden om universitetsgodtgørelsesprotokol kan normalt betjene fakultetsmedlemmet bedre end andre skolemedarbejdere.
Administrerende personale
Den administrative koordinator for en stor organisation administrerer normalt supportpersonalet. Disse medarbejdere inkluderer typisk ikke-tilsynsansatte medarbejdere i afdelingen, der leverer kontor-, sekretær- eller økonomiske tjenester. De fleste koordinatorer har også ansvaret for at ansætte nye medarbejdere, evaluere eller irettesætte nuværende medarbejdere og indstille arbejdsopgaver.
Supportopgaver
En administrativ koordinator kan være nødt til at udføre grundlæggende gejstlige opgaver, især hvis den organisation, han eller hun arbejder i, er lille. Han eller hun kan være involveret i vedligeholdelse af databaser, oprette rapporter, skrive breve og arbejde med andre generelle supportaktiviteter. Koordinatorer er ofte ansvarlige for vedligeholdelse af kontoret, herunder indkøb af forsyninger, arbejde med facilitetsstyring og sikring af vedligeholdelse af udstyr.
budgettering
En anden vigtig opgave for en administrativ koordinator er at hjælpe med at forberede og implementere organisationens budget. De fleste koordinatorer er typisk til en vis grad involveret i den økonomiske styring af deres virksomhed. De er ofte involveret i at overvåge, hvordan penge bruges, hjælpe med at kontrollere omkostninger, godkende udgifter og skrive økonomiske rapporter.
At blive administrativ koordinator
Den vigtigste kvalifikation for en administrativ koordinator er forudgående arbejdserfaring, hvor mange organisationer har brug for en ækvivalent på syv års administrativ støtte. Mange koordinatorer har tidligere haft positioner som kontor- eller administrative ledere, administrative assistenter eller som kundeservicerepræsentanter. Ud over erfaringer kræver mange af disse stillinger mindst et gymnasialt eksamensbevis eller generel ækvivalenseksamen (GED). Nogle organisationer kræver muligvis en bachelor eller endda en kandidatgrad.