Vad gör en administrativ samordnare?
I allmänhet förvaltar och stöder en administrativ samordnare kontor för ett företag eller en organisation. De viktigaste arbetsuppgifterna inkluderar vanligtvis att tillhandahålla omfattande administrativt stöd, övervaka supportpersonal och hjälpa till att hantera budgeten. Dessa uppgifter är väl lämpade för en person som är självmotiverad, noggrann och praktisk.
primära uppgifter
Huvudrollen för en administrativ samordnare fungerar som en förbindelse mellan avdelningar, utanför leverantörer och anställda. För att fungera effektivt har de flesta organisationer en komplex hierarki av individer och specialister som måste arbeta tillsammans för att få saker gjort. Administrativa samordnare organiserar, övervakar och underlättar detta arbetsflöde vanligtvis. De kan också uppmanas att lära sig de tekniska detaljerna och den inre funktionen i en organisation för att ge specialiserat stöd.
till exempel, om en fakultetsmedlem vid ett universitet behöver återbetalas för resekostnader, kan samordnaren May MayBehöver arbeta med flera andra avdelningar för att säkra medlen. Han eller hon kan arbeta med resekontoret, redovisningsavdelningen, fakultetsstödpersonalen eller andra för att behandla nödvändig information för fakultetsmedlemmen. En administrativ samordnare med specialiserad kunskap om universitetsåterbetalningsprotokollet kan vanligtvis bättre betjäna fakultetsmedlemmen än andra skolanställda.
Hantering av personal
Den administrativa samordnaren för en stor organisation hanterar vanligtvis supportpersonalen. Dessa anställda inkluderar vanligtvis icke-tillsynsanställda i avdelningen som tillhandahåller kontoristiska, sekretariat eller finansiella tjänster. De flesta samordnare ansvarar också för att anställa nya anställda, utvärdera eller bestraffa nuvarande anställda och ställa in arbetsuppgifter.
supportuppgifter
En administrativ samordnare kan behöva utföra grundläggande kontoristiska uppgifter, särskilt omDen organisation han eller hon arbetar för är liten. Han eller hon kan vara involverad i att underhålla databaser, skapa rapporter, skriva brev och arbeta med andra allmänna stödaktiviteter. Koordinatorer ansvarar ofta för att underhålla kontoret, inklusive att köpa leveranser, arbeta med anläggningshantering och säkra underhåll för utrustning.
budgetering
En annan viktig uppgift för en administrativ koordinator är att hjälpa till att förbereda och genomföra organisationens budget. De flesta samordnare är vanligtvis involverade i viss utsträckning i ekonomisk förvaltning av deras företag. De är ofta involverade i att övervaka hur pengar spenderas, hjälper till att kontrollera kostnader, godkänna utgifter och skriva finansiella rapporter.
blir en administrativ koordinator
Den huvudsakliga kvalifikationen för en administrativ samordnare är tidigare arbetslivserfarenhet, med många organisationer som kräver motsvarande sju år i administrativt stöd. Många koordinatorer tidigare HelD positioner som kontor eller administrativa chefer, administrativa assistenter eller som kundtjänstrepresentanter. Förutom erfarenhet kräver många av dessa positioner minst ett gymnasieexamen eller allmän likvärdighetsexamen (GED). Vissa organisationer kan kräva en kandidatexamen eller till och med en högskoleexamen.