Vad gör en administrativ samordnare?
I allmänhet hanterar och stöder en administrativ samordnare kontor för ett företag eller organisation. De viktigaste arbetsuppgifterna inkluderar vanligtvis att tillhandahålla omfattande administrativt stöd, övervaka supportpersonal och hjälpa till att hantera budgeten. Dessa uppgifter är väl lämpade för en person som är självmotiverad, noggrann och praktisk.
Primära skyldigheter
Huvudrollen för en administrativ samordnare är att fungera som ett samband mellan avdelningar, externa leverantörer och anställda. För att fungera effektivt har de flesta organisationer en komplex hierarki av individer och specialister som måste arbeta tillsammans för att få saker gjort. Administrativa samordnare organiserar, övervakar och underlättar normalt detta arbetsflöde. De kan också kallas för att lära sig de tekniska detaljerna och inre arbeten i en organisation för att ge specialiserat stöd.
Till exempel, om en fakultetsmedlem vid ett universitet behöver ersättning för resekostnader, kan koordinatoren behöva arbeta med flera andra avdelningar för att säkra medlen. Han eller hon kan arbeta med resekontoret, redovisningsavdelningen, fakultetsstödpersonalen eller andra för att behandla nödvändig information för fakultetsmedlemmen. En administrativ samordnare med specialiserad kunskap om universitetsersättningsprotokoll kan vanligtvis betjäna fakultetsmedlemmen bättre än andra skolanställda.
Chef för personal
En stor organisations administrativa samordnare administrerar vanligtvis supportpersonalen. Dessa anställda inkluderar vanligtvis icke-tillsynsanställda i avdelningen som tillhandahåller tjänstemän, sekreterare eller finansiella tjänster. De flesta samordnare ansvarar också för att anställa nya anställda, utvärdera eller beröva nuvarande anställda och ställa in arbetsuppgifter.
Stöduppgifter
En administrativ samordnare kan behöva utföra grundläggande kontorstjänster, särskilt om organisationen han eller hon arbetar för är liten. Han eller hon kan vara involverad i att underhålla databaser, skapa rapporter, skriva brev och arbeta med andra allmänna supportaktiviteter. Koordinatorer ansvarar ofta för att underhålla kontoret, inklusive inköp av leveranser, arbete med anläggningsledning och säkerställa underhåll för utrustning.
Budgetering
En annan viktig uppgift för en administrativ samordnare är att hjälpa till att förbereda och genomföra organisationens budget. De flesta samordnare är vanligtvis delvis involverade i den ekonomiska förvaltningen av deras företag. De är ofta involverade i att övervaka hur pengar spenderas, hjälpa till att kontrollera kostnader, godkänna utgifter och skriva ekonomiska rapporter.
Att bli administrativ samordnare
Huvudkompetensen för en administrativ samordnare är tidigare arbetslivserfarenhet, med många organisationer som behöver motsvarande sju års administrativt stöd. Många samordnare har tidigare haft positioner som kontor eller administrativa chefer, administrativa assistenter eller som kundservicerepresentanter. Förutom erfarenhet kräver många av dessa tjänster minst ett gymnasieexamen eller generellt ekvivalensdiplom (GED). Vissa organisationer kan kräva en kandidatexamen eller till och med en högskoleexamen.