Jak wybrać najlepszą książkę pokwitowań?
Książka pokwitowań może odnosić się do dwóch różnych rzeczy. Pierwsza to książka, w której sprzedawca wypisze rachunki za zakupy dokonane przez klientów; są powszechne w mniejszych sklepach, często na przykład w sklepach z antykami lub konsygnacjami. Paragon jest następnie odrywany i przekazywany klientowi jako dowód zakupu. Drugi rodzaj księgi pokwitowań to rodzaj folderu plików, który służy do organizowania i przechowywania pokwitowań zebranych przez cały rok do celów podatkowych. Chociaż pierwsza definicja jest bardziej powszechna, obie mogą być używane w zależności od sytuacji.
Wiele firm korzysta z odręcznej księgi pokwitowań, jeśli ceny przedmiotów stale się zmieniają lub nie mają środków na skonfigurowanie systemu komputerowego z wydrukowanymi pokwitowaniami. Wybierając książkę pokwitowań taką jak ta, wiele osób uważa, że woli wybrać książkę, która zawiera kopie każdego pokwitowania. Pomaga to zmniejszyć częstotliwość pomyłek, ponieważ pracownicy będą musieli tylko wpisać cenę i podatek tylko raz, a nie w dwóch różnych lokalizacjach, co zwiększa prawdopodobieństwo popełnienia błędu transpozycji. Książki pokwitowań z kopią zwykle kosztują nieco więcej niż zwykła książka, ale mogą być warte dodatkowej ceny.
Innym zagadnieniem jest to, czy otrzymać spersonalizowaną książkę pokwitowań. Na ogół zawierają one po prostu nazwę, adres i numer telefonu firmy wydrukowane na górze strony, a także numer faktury, jeśli dotyczy, podobnie jak w przypadku czeku bankowego. Chociaż będą one wiązać się z dodatkowymi kosztami, często wyglądają bardziej profesjonalnie niż czysty paragon bez nazwy firmy. Pomaga również zwiększyć prawdopodobieństwo, że klient zadzwoni z pytaniami lub ponownie odwiedzi sklep, jeśli będzie musiał kupić coś innego, ponieważ ma paragon do odniesienia.
Drugi rodzaj księgi pokwitowań, folder plików do przechowywania i notatnik do przechowywania rachunków, mogą być bardzo pomocnym narzędziem w okresie podatkowym. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku osób prowadzących działalność na własny rachunek, które muszą uzasadnić wydatki, lub osób, które wyszczególniają potrącenia. Najlepiej jest wybrać książkę pokwitowań z wieloma różnymi folderami do przechowywania rachunków różnego rodzaju, takich jak wydatki na samochód lub zakup biura. Książka, która pozwala na krótkie noty wyjaśniające, może być również pomocna dla osób, które mogą zapomnieć o przeznaczeniu zakupu lub dokonują znacznych zakupów w ciągu roku.