Jakie są należności i zobowiązania?
Należności i zobowiązania to transakcje finansowe, które reprezentują pieniądze należne firmie wobec osoby trzeciej lub pieniądze należne firmie przez stronę trzecią. Transakcje te są rejestrowane w firmowym systemie księgowym jako należności i zobowiązania. Innym sposobem myślenia o należnościach i zobowiązaniach jest przedłużenie kredytu, zarówno od firmy do klientów, jak i od podmiotów zewnętrznych do firmy.
Firmy akceptują wiele różnych rodzajów płatności za towary i usługi. Najłatwiejszą metodą płatności jest płatność przy odbiorze lub oferowanie pełnej płatności przy jednoczesnej wymianie produktów. Chociaż gotówka przy odbiorze jest zazwyczaj optymalną metodą płatności dla firm, nie zapewnia klientowi dużej elastyczności finansowej. Aby zachęcić klientów do robienia zakupów, wiele firm pozwala im kupować na kredyt. Klienci, którzy kupią na kredyt, natychmiast nabywają towary lub usługi z obietnicą zapłaty w późniejszym terminie.
Istnieją dwa rodzaje kredytów, które firma musi śledzić za pośrednictwem swojego systemu księgowego. Pierwszy typ został rozszerzony z firmy na klientów. Śledzi się to w księgach firmy jako należności lub pieniądze, które firma spodziewa się otrzymać w pewnym momencie w przyszłości. Śledzenie przedłużenia kredytu jako należności pozwala firmie rejestrować zmniejszenie zapasów w wyniku sprzedaży, a także rejestrować przyczynę deficytu w windykacji gotówki.
Drugim rodzajem kredytu, który firma śledzi za pośrednictwem swojego systemu księgowego, jest kredyt udzielony przez inne firmy. Na przykład niektóre firmy mają konta kredytowe u swoich dostawców, co pozwala im zamawiać zapasy bez konieczności płacenia za nie do pewnego momentu w przyszłości. Daje to przedsiębiorstwu elastyczność przepływu środków pieniężnych, ponieważ często może sprzedać zapasy, zanim będzie musiał zapłacić. Płatności, które firma jest winna za towary lub usługi, które otrzymała na kredyt, są śledzone w systemie księgowym jako zobowiązania.
Wiele dużych firm ma działy, które są specjalnie dedykowane do obsługi należności i zobowiązań. Chociaż należności i zobowiązania są śledzone w księgach spółki, te transakcje finansowe są również dostarczane z relacyjnym składnikiem, który wymaga ciągłego zarządzania. Przedłużenie kredytu dla klientów często wymaga regularnej korespondencji poprzez wyciągi z rachunków i przypomnienia o płatności. Podobnie stosunki kredytowe firmy z podmiotami zewnętrznymi wymagają stałej uwagi, aby upewnić się, że płatności są dokonywane na czas lub wymagane jest przedłużenie terminu płatności.