Co to jest system spisu zasobów?
System inwentaryzacji aktywów to narzędzie, które pomaga firmie śledzić aktywa, pomagając firmie w rejestrowaniu jej aktywów i śledzeniu ich położenia. Ogólnie rzecz biorąc, aktywa śledzone przez ten rodzaj systemu obejmują aktywa fizyczne, a także własności intelektualne i technologiczne, ale ten typ systemu może być również wykorzystywany do śledzenia aktywów kapitałowych, zwanych najczęściej pieniędzmi. System inwentaryzacji zasobów jest najczęściej stosowany w dziedzinie zarządzania zapasami lub śledzenia zasobów. Najczęściej jest stosowany w sklepach, w których przewożone są produkty fizyczne.
Chociaż niektóre firmy mogą stosować techniki systemów inwentaryzacji zasobów niezwiązane z oprogramowaniem, systemy inwentaryzacji zasobów są zwykle programami. Rodzaje sprzętu śledzone przez systemy inwentaryzacji zasobów mogą obejmować maszyny, pojazdy i nieruchomości firmy, ale mogą również obejmować patenty, oprogramowanie i wszelkie informacje, które są cenne dla firmy. Śledzenie tych zasobów za pomocą tego rodzaju systemu może zapewnić, że firma ma wystarczającą ilość pod ręką, bez ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z utrzymywaniem dodatkowych zasobów pod ręką, aby uniknąć wyczerpania. Raczej ten typ systemu, gdy jest właściwie używany, powie właścicielowi firmy śledzenie zasobów dokładnie, ile rodzajów zasobów jest dostępnych do użycia.
System inwentaryzacji aktywów jest częścią większego systemu zaprojektowanego do śledzenia i ochrony aktywów w firmie i jest często wykorzystywany jako część zapobiegania stratom. Bez systemu ewidencji zasobów firma nie będzie wiedziała, jakie aktywa ma do dyspozycji. Brak informacji o zasobach, które firma posiada, może ułatwić pozbawionym skrupułów pracownikom zabranie lub nieautoryzowane wykorzystanie aktywów należących do firmy. Ten rodzaj systemu może również pomóc firmie śledzić, który z jej pracowników korzystał z majątku firmy, a kiedy tak, aby szkody lub niewłaściwe użycie można było niezawodnie wyśledzić z powrotem do sprawcy.
Rodzaje systemów inwentaryzacji aktywów mogą obejmować systemy inwentaryzacji środków trwałych, systemy inwentaryzacji usług informacyjnych i systemy zarządzania inwentarzem. Oprócz śledzenia aktywów posiadanych przez firmę, systemy inwentaryzacji zasobów mogą dostarczać firmie informacji o tym, jak i kiedy aktywa są wykorzystywane w firmie. Może to być przydatne, jeśli firma zajmuje się sprzedażą produktu, ponieważ może przekazać firmie informacje o tym, co sprzedaje i kiedy może sprzedać.
Oprogramowanie systemu inwentaryzacji zasobów może znacznie ułatwić trudny proces inwentaryzacji nieruchomości firmy. Większość oprogramowania tego typu pozwala właścicielowi firmy sprawdzić i śledzić dostępność zasobów. Czasami system inwentaryzacji zasobów zawiera środki łatwiejszego rejestrowania zasobów w systemie, takie jak skanowanie kodów kreskowych i wprowadzanie liczbowe. Oprogramowanie systemu inwentaryzacji zasobów detalicznych może również integrować się z systemem sprzedaży sklepu w celu zapewnienia aktualnych informacji o dostępnych zasobach produktu w firmie.