Was ist ein Inventarsystem?
Ein System zur Bestandsaufnahme von Vermögenswerten ist ein Tool, mit dem ein Unternehmen den Überblick über Vermögenswerte behalten kann, indem es einem Unternehmen dabei hilft, seine Vermögenswerte zu erfassen und den Standort der Vermögenswerte zu verfolgen. Im Allgemeinen umfassen Vermögenswerte, die von diesem Systemtyp erfasst werden, physische Vermögenswerte sowie geistige und technologische Eigenschaften. Dieser Systemtyp kann jedoch auch zum Erfassen von Kapitalvermögen verwendet werden, das am häufigsten als Geld bezeichnet wird. Ein Anlageninventarsystem wird am häufigsten im Bereich der Bestandsverwaltung oder Anlagenverfolgung eingesetzt. Es wird am häufigsten in Geschäften mit physischen Produkten verwendet.
Obwohl einige Unternehmen möglicherweise nicht auf Software-Inventarsystemtechniken zurückgreifen, handelt es sich bei Inventarsystemen in der Regel um Softwareprogramme. Zu den von Inventarsystemen erfassten Gerätetypen gehören Maschinen, Fahrzeuge und Immobilien des Unternehmens, aber auch Patente, Software und alle für ein Unternehmen wichtigen Informationen. Durch die Verfolgung dieser Assets mithilfe dieser Art von System kann sichergestellt werden, dass ein Unternehmen über genügend Ressourcen verfügt, ohne die zusätzlichen Kosten für die Vorratshaltung zu verursachen, um ein Auslaufen zu vermeiden. Vielmehr teilt diese Art von System dem Geschäftsinhaber bei korrekter Verwendung mit, wie viele Assets genau zur Verfügung stehen.
Ein System zur Bestandsaufnahme von Vermögenswerten ist Teil eines umfangreicheren Systems zur Verfolgung und zum Schutz von Vermögenswerten in einem Unternehmen und wird häufig als Teil der Verlustprävention eingesetzt. Ohne ein System zur Bestandsaufnahme von Vermögenswerten weiß ein Unternehmen nicht, welche Vermögenswerte für seine Verwendung verfügbar sind. Ein Mangel an Informationen über die Vermögenswerte eines Unternehmens kann es skrupellosen Mitarbeitern erleichtern, Vermögenswerte, die einem Unternehmen gehören, zu übernehmen oder unbefugt zu nutzen. Diese Art von System kann einem Unternehmen auch dabei helfen, nachzuvollziehen, welche Mitarbeiter das Unternehmensvermögen genutzt haben und wann dies der Fall ist, damit Schäden oder Missbrauch zuverlässig bis zum Täter zurückverfolgt werden können.
Zu den Arten von Bestandsführungssystemen können Anlagenbestandsführungssysteme, Informationsdienstbestandsführungssysteme und Bestandsverwaltungssysteme gehören. Neben der Verfolgung der Assets eines Unternehmens können Asset-Inventarsysteme einem Unternehmen Informationen darüber geben, wie und wann Assets in einem Unternehmen verwendet werden. Dies kann nützlich sein, wenn ein Unternehmen den Verkauf eines Produkts abwickelt, da es dem Unternehmen Informationen darüber geben kann, was verkauft wird und wann der Verkauf wahrscheinlich ist.
System-Software für die Bestandsaufnahme von Vermögenswerten kann den schwierigen Prozess der Bestandsaufnahme von Unternehmenseigentum erheblich vereinfachen. Die meiste Software dieses Typs ermöglicht es einem Geschäftsinhaber, die Verfügbarkeit von Assets einzuchecken und zu verfolgen. Manchmal umfasst ein System zur Bestandsaufnahme von Vermögenswerten Mittel zur einfacheren Erfassung von Vermögenswerten in einem System, z. B. das Scannen von Strichcodes und die Eingabe von Zahlen. Die Software für das Inventarsystem für Einzelhandelsanlagen kann auch in das Verkaufssystem eines Geschäfts integriert werden, um aktuelle Informationen zu den verfügbaren Produktanlagen in einem Unternehmen bereitzustellen.