Co to jest metoda memoriałowa?
Istnieją dwie główne metody rachunkowości: kasowa i memoriałowa. Przy zastosowaniu metody kasowej przychody i koszty są rejestrowane w momencie wymiany rąk, niezależnie od tego, kiedy dochód został osiągnięty, czy zaciągnięty został dług. W metodzie memoriałowej dochód i dług ujmuje się w momencie jego uzyskania lub poniesienia, niezależnie od tego, kiedy jest wypłacany. Niektóre małe firmy mogą również stosować formę hybrydową, która łączy te dwie metody.
Większość małych firm prowadzących działalność na własny rachunek i nie posiadających osobowości prawnej korzysta z podstawy gotówki ze względu na swoją prostotę. Jeśli wykonawca zakończy pracę 20 grudnia, ale nie otrzyma zapłaty do 20 stycznia, uwzględnia dochód w styczniu. Przygotowanie zestawienia bilansu i deklaracji podatkowej jest stosunkowo proste, ponieważ po prostu musi spojrzeć na swoje depozyty i zapłacone rachunki, aby określić zysk lub stratę za dany rok. Jeśli ktoś nie zapłaci tego, co jest mu winien, nie musi korygować bilansu na przyszły rok z potrąceniem złych długów, ponieważ nigdy nie uwzględnił należnych mu pieniędzy na swoich rachunkach. Chociaż ta metoda nie daje dokładnego obrazu miesięcznych wydatków i rentowności, pozwala ona dokładnie wiedzieć, ile gotówki ma zawsze pod ręką.
Metoda memoriałowa może być nieco trudniejsza, ale ogólnie przyjęte zasady rachunkowości wymagają od wszystkich korporacji zastosowania metody memoriałowej. Wydatki i dochody są rejestrowane w momencie ich poniesienia lub uzyskania. Na przykład, jeśli drewno do projektu budowlanego zostanie dostarczone w lipcu, wówczas koszt jest rejestrowany w lipcu, nawet jeśli rachunek nie zostanie zapłacony do sierpnia lub później. Jeśli projekt zostanie ukończony w grudniu, ale warunki umowy pozwalają klientowi na opóźnienie płatności o 30 dni, wówczas przychód z projektu jest liczony w grudniu i uwzględniany w zeznaniu podatkowym za ten rok, pod warunkiem, że firma wykorzysta rok kalendarzowy jako rok obrotowy.
Inne długi, które mogą być spłacane kwartalnie, są również alokowane na rachunki za każdy miesiąc zobowiązania przy zastosowaniu metody memoriałowej, a nie tylko wtedy, gdy dług jest spłacany. Na przykład, jeśli korporacja płaci roczną składkę w wysokości 1200 USD za ubezpieczenie nieruchomości, zostanie utworzone konto, które rejestruje wydatki na ubezpieczenie w wysokości 100 USD każdego miesiąca. W ten sposób metoda memoriałowa ma tę zaletę, że daje znacznie dokładniejszy obraz miesięcznych kosztów operacyjnych niż metoda gotówkowa. Roczny rachunek zysków i strat oparty na rachunkowości memoriałowej zapewnia również dokładniejszy obraz ogólnej rentowności organizacji.
Każda metoda rachunkowości ma pewne wady, a metoda memoriałowa nie różni się. Firma może wyglądać bardzo dobrze na papierze, a mimo to być biedna w gotówce i zalegać ze swoimi długami, szczególnie jeśli klienci nie będą już terminowo płacić faktur. Metoda memoriałowa zakłada, że wszystkie konta mają dobrą opinię, ale jeśli klient jest zaległy lub nie wywiązuje się ze zobowiązań, firma może nie być w stanie spłacić swoich długów. Jeśli klient nie wywiązuje się z długu, firma musi obliczyć i zapisać odliczenie nieściągalnego długu, aby skorygować zapisy i odzyskać wszelkie podatki zapłacone od dochodów, które nigdy nie zostały faktycznie uzyskane.