O que é um gabinete de arquivos médicos?
Um arquivo de arquivos médicos armazena registros médicos de maneira organizada e segura. Nas nações com leis de privacidade referentes a registros médicos, é importante garantir que os sistemas de arquivamento apropriados sejam usados para a segurança dos registros. Fornecedores médicos e empresas de móveis especiais podem produzir sistemas de arquivamento projetados especificamente para arquivos médicos. Também pode ser possível usar um gabinete genérico que atenda às especificações.
Muitas práticas médicas usam um sistema de arquivamento aberto, com prateleiras para arquivos, em vez de gavetas. As guias sobre os arquivos permitem que o pessoal localize rapidamente informações, e os divisores podem ser usados para a organização. Um gabinete de arquivos médicos precisa ter gavetas altas e profundas o suficiente para acomodar registros médicos. Alguns podem precisar realizar grandes filmes de raios-X e outros documentos grandes, caso em que as prateleiras de grandes dimensões podem ser necessárias. Portas ou controles deslizantes podem cobrir os arquivos quando não estão em usoND trava no lugar para evitar acesso não autorizado. Isso pode ser exigido pela lei ou simplesmente recomendado para práticas médicas com preocupações sobre informações sensíveis à saúde. O sistema pode permitir que a equipe abre seções separadamente para limitar o número de arquivos visíveis quando acessarem o gabinete de arquivos médicos.
A prova de fogo também pode ser uma preocupação. Os registros médicos devem ser protegidos contra incêndios e outros danos para garantir que eles estejam disponíveis. Gabinetes com classificações de resistência ao fogo podem ajudar uma prática a permanecer em conformidade com os requisitos legais e proteger seus arquivos dos elementos. Esses armários de arquivos médicos são feitos com construção pesada e tintas para resistir ao fogo e têm uma classificação com base nos graus de calor que eles podem suportar antes que o metal comece a falhar e os arquivos internos correm o risco de danos.
Muitos sistemas são modulares por conveniência. Isso permite que as práticas médicas se expandamOs sistemas de arquivamento à medida que crescem sem precisar substituir os armários mais antigos. Todos os armários terão uma aparência semelhante, mesmo que tenham sido fabricados em momentos diferentes, e devem se encaixar em segurança. O arquivamento modular também pode ser facilmente reorganizado no escritório para acomodar mudanças no layout.
As práticas médicas com preocupações específicas sobre questões legais podem ser aconselhadas a consultar um consultor jurídico antes de estabelecer um gabinete de arquivos médicos. Um advogado pode revisar as responsabilidades legais associadas ao sistema de arquivamento e pode ter recomendações específicas para o cliente. Isso pode incluir conselhos sobre sistemas de arquivamento específicos e recursos que podem ajudar uma prática a estar em conformidade com a lei.