O que é uma secretária eletrônica automatizada?

Uma secretária eletrônica automatizada é um dispositivo que atende telefones e grava mensagens de chamadores se um ser humano não atender o telefone primeiro dentro de um período definido de tempo ou número de toques. Essas máquinas geralmente exigem que o proprietário do telefone grave uma mensagem que será reproduzida para o chamador se a máquina atender o telefone. Embora as secretárias eletrônicas gravem mensagens em fitas, a maioria dos dispositivos de atendimento modernos utiliza armazenamento digital de estado sólido. Note-se, no entanto, que um sistema de "correio de voz", geralmente usado para deixar mensagens para os usuários de telefones celulares, não é considerado uma secretária eletrônica automatizada, pois geralmente é um sistema em rede e não uma máquina conectada ao telefone. Além disso, as máquinas automatizadas às vezes são projetadas para não gravar mensagens, mas para transferir chamadas para a pessoa correta.

Os atendedores de chamadas pessoais tendem a existir exclusivamente com o objetivo de gravar mensagens quando alguém perde uma chamada. A mensagem gravada do proprietário do telefone geralmente diz algo semelhante a "Olá, esse é o John. Sinto muito por não ter conseguido chegar ao telefone - por favor, deixe uma mensagem e retornarei assim que possível. " Em alguns casos, essas máquinas permitem que o proprietário do telefone ligue para o número da sua casa e ouça remotamente as mensagens, mas a funcionalidade tende a não se estender muito além disso.

Muitas empresas, por outro lado, usam secretárias eletrônicas automáticas para direcionar as chamadas para a pessoa ou departamento adequado. Uma pessoa, ao ligar para o número de telefone de uma empresa, pode receber uma mensagem de uma secretária eletrônica, instruindo-a a pressionar um determinado número ou símbolo em seu telefone com base no motivo pelo qual está ligando. Embora uma secretária eletrônica automatizada possa ser bastante útil para esses fins, muitos acham que esses sistemas são excessivamente complicados e confusos. É preciso navegar com frequência por menus telefônicos complexos e recursivos antes de ser direcionado a um operador humano.

O uso generalizado de telefones celulares reduziu um pouco a demanda por atendedores automáticos. A maioria dos provedores de serviços de telefonia celular oferece um serviço de correio de voz que oferece todas as funcionalidades de uma secretária eletrônica automatizada, sem a necessidade de uma máquina real conectada ao telefone. Muitas pessoas usam telefones celulares como telefones primários e, como tal, não precisam de uma secretária eletrônica. Independentemente dessa tendência, as novas secretárias eletrônicas ainda estão sendo menores, mais fáceis de usar e com opções de armazenamento e gravação mais eficientes.