Vad är en operationskoordinator?
En operationskoordinator är den person som ansvarar för att organisera och synkronisera aktiviteterna hos olika chefer och avdelningar inom ett företag. Till skillnad från en operationschef, som leder företagets faktiska verksamhet, ser en operationskoordinator till att scheman, möten och mål för varje avdelning fungerar i harmoni. Hans eller hennes uppgift är att upptäcka konflikter tidigt och lösa dem tillfredsställelse av alla inblandade parter. Beroende på bransch och personaldirektörens skönsmässig bedömning kan ställningen också hänvisas till med en annan titel, till exempel händelsekoordinator eller informationskoordinator.
Kommunikationsfärdigheter
Denna person måste vara en masterkommunikator för att vara effektiv och framgångsrik. Han eller hon måste också kunna anpassa sig snabbt till förändringar. Om även en avdelning ändrar sina planer, mål eller mål kan det påverka företagets övergripande verksamhet avsevärt. Koordinatorens roll kräver att han eller hon snabbt bedömer effekterna av förändrade omständigheter och utvecklar strategier som minimalt kommer att påverka andra avdelningar. Förmågan att snabbt och oberoende bearbeta idéer och implementera förändringar är ett ovärderligt attribut för en operationskoordinator.
Planering och schemaläggning
Proaktivt planering och schemaläggning av projekt är en annan viktig del av en verksamhetskoordinatorens jobb. Detta kräver samverkan med externa byråer och organisationer samt att se till att företagets nyckelpersoner finns tillgängliga vid behov. Många gånger innebär jobbet att samtidigt ordna flera projekt, vilket kräver exemplifierande schemaläggning och tidhanteringsfärdigheter. Det kräver också möte med externa entreprenörer, tjänsteleverantörer och leverantörer för att nöja sig med specifika detaljer.
Datorfärdigheter
Att ha utmärkta datorprogramvara är en stor tillgång för en operationskoordinator. Att kunna kommunicera internt och externt elektroniskt sparar tid, och planeringsscheman förenklas med hjälp av dators kalkylblad och kalendermjukvara. Kompetens i att skapa visuella presentationer med multimediaprogramvara kan också vara till hjälp.
Stödja operatörschefen
En operationskoordinator förväntas ofta hjälpa operatörschefen utöver sitt eller hennes andra ansvar. Detta kräver vanligtvis regelbundet granskning och ibland revidering av chefens schema. Placeringen kan också kräva att han eller hon gör resor och hotellarrangemang för operationschefen och bekräftar resplaner.
kvalifikationer
Utbildningskraven för en verksamhetskoordinator position varierar mycket från ett företag till ett annat. Ibland krävs en kandidatexamen, men kravet kan upphävas om jämförbar arbetslivserfarenhet är uppenbar. En lämplig arbetsbakgrund kan innehålla kontors- eller administrativa stödpositioner som visade att kandidaten var en utmärkt kommunikatör och har skickliga multitasking-färdigheter.