Co jsou otevřené transakce?

Otevřené transakce jsou jakékoli finanční činnosti, které nejsou považovány za zcela vypořádané na konci stanoveného účetního období. Obchodní transakce tohoto typu zůstávají otevřené až do úplného zúčtování v pozdějším období. Protože mnoho typů společností pracuje s procesem, který vytváří vynikající transakce, které mohou zůstat nevyrovnané po dobu několika týdnů nebo i déle, většina účetních systémů poskytuje některé prostředky pro sledování odlivu a toku v otevřených transakcích jako součást procesu výběru, a držet krok s tím, jaký typ příjmu může být generován v jednom nebo více nadcházejících obdobích.

Jedním z nejjednodušších způsobů, jak porozumět otevřeným transakcím, je zvážit nákup zboží nebo služeb od společnosti, ve které dluh není uhrazen okamžitě kupujícím, který v okamžiku nákupu nabídne platbu v hotovosti. V tomto typu nastavení prodávající obvykle vystaví fakturu kupujícímu, který má poté určitý počet kalendářních dnů, ve kterých může v plné výši uhradit platbu. Za předpokladu, že k transakci dojde uprostřed účetního měsíce a podmínky platby jsou 30 dní, nemusí kupující v tomto aktuálním účetním měsíci platbu vrátit. V takovém případě je transakce označena jako otevřená nebo nesplacená, když je účetní rok uzavřen.

Téměř každá firma, která se nespoléhá na okamžité platby za zboží nebo služby, bude mít otevřené transakce, které musí být zaúčtovány v účetních záznamech společnosti. Proces stárnutí pomáhá držet krok se stavem těchto otevřených transakcí a poskytuje příležitost určit, zda konkrétní transakce zůstává otevřená po neobvyklou dobu. Například pokud je stárnutí na konkrétní faktuře nyní 45 dní a tento zákazník obvykle platí za 28 až 30 dní, může společnost zahájit kontakt se zákazníkem, aby se ujistila, že byla faktura přijata. Z tohoto hlediska sledování stavu otevřených transakcí usnadňuje řízení úsilí o inkaso a opravu dohledu nebo jiných problémů, které mohou zpožďovat příjem plateb od zákazníků.

Správa množství otevřených transakcí je velmi důležitá pro finanční stabilitu každého podnikání. Aby se zajistilo, že bude stále dostáván dostatečný příjem, který bude ctít firemní dluhy, podniky často uspořádají fakturační procesy, aby zákazníkům poskytly dostatek příležitostí k co nejrychlejšímu převodu plateb. Něco tak jednoduchého, jako vědět, jaké dny v měsíci zákazník vyhrazuje, aby zkrátil kontroly nevyřízených faktur a načasování doručení faktury tomuto zákazníkovi, může pomoci zkrátit dobu mezi fakturací a přijetím platby, což je strategie, která také pomáhá udržet číslo a peněžní hodnota otevřených transakcí v přijatelném rozmezí.