Wat zijn open transacties?
Open transacties zijn alle soorten financiële activiteiten die niet worden beschouwd als volledig afgewikkeld aan het einde van een gespecificeerde boekhoudperiode. Zakelijke transacties van dit type blijven open tot ze uiteindelijk volledig worden afgewikkeld in een latere periode. Aangezien veel soorten bedrijven werken met een proces dat uitstaande transacties creëert die gedurende een periode van enkele weken of zelfs langer onrustig kunnen blijven, bieden de meeste boekhoudsystemen een manier om de eb en vloed in open transacties te volgen als onderdeel van het incassotraject, en om op de hoogte te blijven van wat voor soort inkomsten kunnen worden gegenereerd in een of meer aankomende periodes.
Een van de gemakkelijkste manieren om open transacties te begrijpen, is om de aankoop van goederen of diensten van een bedrijf te overwegen waarbij de schuld niet onmiddellijk wordt afgewikkeld door de koper die op het moment van aankoop een contante betaling aanbrengt. In dit soort instellingen zal de verkoper meestal een factuur sturen naar de koper, die vervolgens een bepaald aantal kalenderdagen heeft om de betaling volledig te betalen. Ervan uitgaande dat de transactie plaatsvindt in het midden van een boekhoudmaand en de betalingsvoorwaarden 30 dagen zijn, mag de koper de betaling niet betalen in die lopende boekmaand. Wanneer dit het geval is, wordt de transactie geïdentificeerd als open of uitstaand wanneer die boekhoudmaand wordt gesloten.
Zowat elk bedrijf dat niet vertrouwt op onmiddellijke betalingen voor goederen of diensten, heeft openstaande transacties die moeten worden verantwoord in de bedrijfsboekhouding. Het verouderingsproces helpt om de status van die openstaande transacties bij te houden en biedt de mogelijkheid om te bepalen of een bepaalde transactie voor een ongebruikelijke periode open blijft. Als de veroudering op een bepaalde factuur bijvoorbeeld nu 45 dagen is en die klant meestal binnen 28 tot 30 dagen betaalt, kan het bedrijf contact opnemen met de klant om te controleren of de factuur is ontvangen. Vanuit dit perspectief maakt het monitoren van de status van open transacties het gemakkelijker om inningsinspanningen te beheren en fouten of andere problemen te corrigeren die de ontvangst van betalingen van klanten kunnen vertragen.
Het beheren van het aantal openstaande transacties is erg belangrijk voor de financiële stabiliteit van elk bedrijf. Om ervoor te zorgen dat er consistent voldoende inkomsten worden ontvangen om bedrijfsschulden te honoreren, zullen bedrijven vaak factureringsprocessen regelen om klanten voldoende mogelijkheden te bieden om betalingen zo snel mogelijk over te maken. Iets eenvoudigs als weten welke dagen van de maand een klant opzij zet om de controles voor openstaande facturen te verminderen en de levering van een factuur aan die klant te timen, kan de doorlooptijd tussen facturering en betalingsontvangst verkorten, een strategie die ook helpt om het aantal te behouden en geldwaarde van open transacties binnen een acceptabel bereik.