Vad är öppna transaktioner?

Öppna transaktioner är alla typer av finansiella aktiviteter som inte anses vara helt avvecklade i slutet av en specificerad redovisningsperiod. Affärstransaktioner av denna typ förblir öppna tills de slutligen slutförs i sin helhet under en senare period. Eftersom många typer av företag arbetar med en process som skapar utestående transaktioner som kan förbli oroliga under en period på flera veckor eller till och med längre, tillhandahåller de flesta redovisningssystem några sätt att spåra ebb och flöde i öppna transaktioner som en del av insamlingsprocessen, och för att hålla koll på vilken typ av inkomst som kan genereras under en eller flera kommande perioder.

Ett av de enklaste sätten att förstå öppna transaktioner är att överväga köp av varor eller tjänster från ett företag där skulden inte avvecklas omedelbart genom att köparen betalar in en kontantbetalning vid köpet. I den här typen av inställningar kommer säljaren vanligtvis att utfärda en faktura till köparen, som sedan har ett visst antal kalenderdagar att betala in i sin helhet. Förutsatt att transaktionen sker i mitten av en bokföringsmånad och villkoren för betalningen är 30 dagar, kan köparen inte återbetala betalningen under den aktuella bokföringsmånaden. När detta är fallet identifieras transaktionen som öppen eller utestående när den bokföringsmånaden är stängd.

Nästan alla företag som inte förlitar sig på omedelbara betalningar för varor eller tjänster kommer att ha öppna transaktioner som måste redovisas i företagets bokföringsregister. Åldringsprocessen hjälper till att hålla jämna steg med statusen för de öppna transaktionerna och ger möjlighet att avgöra om en viss transaktion förblir öppen under en ovanlig tidsperiod. Till exempel, om åldrandet på en viss faktura nu är 45 dagar och att kunden vanligtvis betalar inom 28 till 30 dagar, kan företaget inleda kontakt med kunden för att se till att fakturan har mottagits. Ur detta perspektiv, genom att övervaka statusen för öppna transaktioner blir det enklare att hantera insamlingsinsatser och korrigera övervakningar eller andra problem som kan försena mottagandet av betalningar från kunderna.

Att hantera mängden öppna transaktioner är mycket viktigt för den ekonomiska stabiliteten i alla företag. För att säkerställa att tillräckligt med intäkter konsekvent erhålls för att fullgöra företagsskulder kommer företag ofta att ordna faktureringsprocesser för att ge goda möjligheter för kunder att betala så snabbt som möjligt. Något så enkelt som att veta vilka dagar i månaden en kund avsätter för att minska checkar för utestående fakturor och tidpunkten för leverans av en faktura till den kunden kan hjälpa till att förkorta vändningen mellan fakturering och betalningskvitto, en strategi som också hjälper till att behålla numret och monetärt värde på öppna transaktioner inom ett acceptabelt intervall.