Was sind offene Transaktionen?
Offene Transaktionen sind alle Arten von Finanzgeschäften, die am Ende eines bestimmten Abrechnungszeitraums nicht als vollständig abgewickelt gelten. Geschäftsvorfälle dieser Art bleiben offen, bis sie in einem späteren Zeitraum endgültig vollständig abgewickelt sind. Da viele Arten von Unternehmen mit einem Prozess arbeiten, der ausstehende Transaktionen erzeugt, die möglicherweise über einen Zeitraum von mehreren Wochen oder sogar länger nicht abgewickelt werden, bieten die meisten Buchhaltungssysteme eine Möglichkeit, Ebbe und Flut in offenen Transaktionen als Teil des Inkassoprozesses nachzuverfolgen Informationen darüber zu erhalten, welche Art von Einkommen in einer oder mehreren kommenden Perioden erzielt werden kann.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, offene Transaktionen zu verstehen, besteht darin, den Kauf von Waren oder Dienstleistungen von einem Unternehmen in Betracht zu ziehen, bei dem die Schulden nicht sofort beglichen werden, indem der Käufer zum Zeitpunkt des Kaufs eine Barzahlung leistet. Bei dieser Einstellung stellt der Verkäufer dem Käufer in der Regel eine Rechnung aus. Dieser hat dann eine bestimmte Anzahl von Kalendertagen Zeit, um die Zahlung vollständig zu überweisen. Unter der Annahme, dass die Transaktion in der Mitte eines Abrechnungsmonats stattfindet und die Zahlungsfrist 30 Tage beträgt, kann der Käufer die Zahlung in diesem laufenden Abrechnungsmonat nicht überweisen. In diesem Fall wird die Transaktion als offen oder ausstehend identifiziert, wenn dieser Abrechnungsmonat geschlossen wird.
Nahezu jedes Unternehmen, das nicht auf sofortige Zahlungen für Waren oder Dienstleistungen angewiesen ist, verfügt über offene Transaktionen, die in den Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens ausgewiesen werden müssen. Der Alterungsprozess hilft dabei, mit dem Status dieser offenen Transaktionen Schritt zu halten, und bietet die Möglichkeit zu bestimmen, ob eine bestimmte Transaktion für einen ungewöhnlichen Zeitraum offen bleibt. Wenn beispielsweise eine bestimmte Rechnung 45 Tage alt ist und der Kunde normalerweise 28 bis 30 Tage bezahlt, kann das Unternehmen Kontakt mit dem Kunden aufnehmen, um sicherzustellen, dass die Rechnung eingegangen ist. Unter diesem Gesichtspunkt erleichtert die Überwachung des Status offener Transaktionen die Verwaltung der Inkassobemühungen und die Korrektur von Versehen oder anderen Problemen, die den Eingang von Zahlungen von Kunden verzögern können.
Die Verwaltung der Anzahl offener Transaktionen ist für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens von großer Bedeutung. Um sicherzustellen, dass immer genug Einnahmen erzielt werden, um die Unternehmensschulden zu begleichen, werden Unternehmen häufig Abrechnungsprozesse einrichten, um den Kunden die Möglichkeit zu bieten, Zahlungen so schnell wie möglich zu überweisen. Etwas so Einfaches wie das Wissen, an welchen Tagen im Monat ein Kunde Schecks für ausstehende Rechnungen ablegt und die Zustellung einer Rechnung an diesen Kunden zeitlich festlegt, kann dazu beitragen, die Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang zu verkürzen und Geldwert der offenen Transaktionen in einem akzeptablen Bereich.