¿Qué son las transacciones abiertas?
Las transacciones abiertas son cualquier tipo de actividades financieras que no se consideran completamente liquidadas al final de un período contable específico. Las transacciones comerciales de este tipo permanecen abiertas hasta que finalmente se liquiden en su totalidad en un período posterior. Dado que muchos tipos de empresas operan con un proceso que crea transacciones pendientes que pueden permanecer sin resolver durante un período de varias semanas o incluso más, la mayoría de los sistemas de contabilidad proporcionan algunos medios para rastrear el flujo y reflujo en las transacciones abiertas como parte del proceso de cobro, y para mantenerse al tanto de qué tipo de ingresos se pueden generar en uno o más períodos próximos.
Una de las formas más fáciles de comprender las transacciones abiertas es considerar la compra de bienes o servicios de una compañía en la que el comprador no liquida la deuda de inmediato al momento de la compra. En este tipo de configuración, el vendedor generalmente emitirá una factura al comprador, quien luego tiene un cierto número de días calendario para remitir el pago en su totalidad. Suponiendo que la transacción ocurra en medio de un mes contable y los términos para el pago sean de 30 días, el comprador no puede remitir el pago en ese mes contable actual. Cuando este es el caso, la transacción se identifica como abierta o pendiente cuando se cierra ese mes contable.
Casi todas las empresas que no dependen de pagos inmediatos por bienes o servicios tendrán transacciones abiertas que deben contabilizarse en los registros contables de la empresa. El proceso de envejecimiento ayuda a mantenerse al día con el estado de esas transacciones abiertas y brinda la oportunidad de determinar si una transacción en particular permanece abierta durante un período de tiempo inusual. Por ejemplo, si el vencimiento de una factura en particular es ahora de 45 días y ese cliente generalmente paga en 28 a 30 días, la compañía puede iniciar contacto con el cliente para asegurarse de que se recibió la factura. Desde esta perspectiva, monitorear el estado de las transacciones abiertas hace que sea más fácil administrar los esfuerzos de cobranza y corregir las omisiones u otros problemas que pueden retrasar la recepción de pagos de los clientes.
Administrar la cantidad de transacciones abiertas es muy importante para la estabilidad financiera de cualquier negocio. Con el fin de garantizar que se reciban ingresos suficientes de manera consistente para cumplir con las deudas de la compañía, las empresas a menudo organizan procesos de facturación para proporcionar una amplia oportunidad para que los clientes remitan los pagos lo más rápido posible. Algo tan simple como saber qué días del mes reserva un cliente para reducir los cheques de las facturas pendientes y programar la entrega de una factura a ese cliente puede ayudar a acortar el tiempo de espera entre la facturación y el recibo de pago, una estrategia que también ayuda a mantener el número y el valor monetario de las transacciones abiertas dentro de un rango aceptable.