Hva er åpne transaksjoner?

Åpne transaksjoner er enhver form for finansiell virksomhet som ikke anses å være fullstendig avgjort ved slutten av en spesifisert regnskapsperiode. Forretningsforretninger av denne typen forblir åpne til de endelig blir avgjort i sin helhet i en senere periode. Siden mange typer selskaper opererer med en prosess som skaper utestående transaksjoner som kan forbli uoppgjorte i en periode på flere uker eller enda lenger, gir de fleste regnskapssystemer noen måter å spore ebben og flyten i åpne transaksjoner som en del av innsamlingsprosessen, og for å følge med på hvilken type inntekt som kan genereres i en eller flere kommende perioder.

En av de enkleste måtene å forstå åpne transaksjoner er å vurdere kjøp av varer eller tjenester fra et selskap der gjelden ikke blir avgjort umiddelbart ved at kjøperen tilbyr en kontant betaling på kjøpstidspunktet. I denne typen innstillinger vil selgeren vanligvis utstede en faktura til kjøperen, som deretter har et visst antall kalenderdager til å overføre betalingen i sin helhet. Forutsatt at transaksjonen skjer midt i en regnskapsmåned og vilkårene for betalingen er 30 dager, kan kjøperen ikke overføre betaling i den aktuelle regnskapsmåneden. Når dette er tilfelle, blir transaksjonen identifisert som åpen eller utestående når den regnskapsmåneden er avsluttet.

Omtrent enhver virksomhet som ikke er avhengig av umiddelbare betalinger for varer eller tjenester, vil ha åpne transaksjoner som må regnskapsføres i selskapets regnskap. Aldringsprosessen hjelper til med å holde tritt med statusen til de åpne transaksjonene og gir muligheten til å avgjøre om en bestemt transaksjon forblir åpen i en uvanlig periode. Hvis for eksempel aldring på en bestemt faktura nå er på 45 dager og at kunden vanligvis betaler på 28 til 30 dager, kan selskapet sette i gang kontakt med kunden for å sikre at fakturaen ble mottatt. Fra dette perspektivet, ved å overvåke statusen for åpne transaksjoner, blir det enklere å administrere innsamlingsinnsats og korrigere tilsyn eller andre problemer som kan forsinke mottak av betalinger fra kunder.

Å administrere mengden åpne transaksjoner er veldig viktig for den økonomiske stabiliteten til enhver virksomhet. For å sikre at det stadig mottas nok inntekter for å oppfylle selskapets gjeld, vil virksomheter ofte arrangere faktureringsprosesser for å gi rikelig mulighet for kundene til å betale tilbake så raskt som mulig. Noe så enkelt som å vite hvilke dager i måneden en kunde setter av for å kutte sjekker for utestående fakturaer og tidspunktet for levering av en faktura til den kunden kan bidra til å forkorte snuoperasjonen mellom fakturering og betalingskvittering, en strategi som også hjelper å holde nummeret og pengeverdi av åpne transaksjoner innenfor et akseptabelt område.