Jaké jsou nejlepší tipy pro udržení obchodních záznamů?

Velké i malé společnosti často čelí výzvě udržování organizovaného systému udržování obchodních záznamů. Obecně jsou obchodní dokumenty udržovány podle stanovených místních nebo regionálních časových omezení. Znalost požadavků na to, co si udržet a jak dlouho se považuje za zásadní pro to, aby měl odpovídající systém záznamů.

Velikost podniku obvykle určuje hloubku retenčního systému obchodních záznamů. Některé z obchodních dokumentů, které jsou vedeny, zahrnují daňové podání a personální soubory. Finanční záznamy obecně vedené podnikem jsou provozní výdaje, kapitálové nákupy, prodejní příjmy a majetková aktiva. Požadavky ve Spojených státech pro uchovávání obchodních záznamů souvisejících s daněmi spočívají v tom, že obchodní dokumenty budou vedeny po dobu nejméně tří let. Některé požadavky na příjmy mohou vyžadovat ponechání FINancial záznamy i po uplynutí doporučené doby.

Personální záznamy jsou obvykle zachovány po dobu nejméně čtyř let. Tyto a další záznamy jsou vedeny na bezpečném místě, zejména ty, které obsahují soukromé informace o minulých a současných zaměstnancích. Úplné záznamy o tom, kdy byly podány a zaplaceny daně ze mzdy, jsou obvykle udržovány.

Ve většině případů jsou finanční záznamy vedeny po dobu nejméně sedmi let. Prohlášení finančních institucí, seznamů zásob a roční výkazy příjmů jsou některé z typů dokumentů, které by mohly být zahrnuty. Vedení dobrých finančních záznamů by mohlo minimalizovat expozici podniku pro právní záležitosti.

Podniky mohou také zjistit, že mít čisticí systém pro zbavení starých nebo irelevantních obchodních dokumentů je prospěšné. Politika pro systém udržení obchodních záznamů může pomoci zefektivnit proces a zajistit, aby byli všichni zaměstnanci folSnížení stejných praktik. Toto je obecně pokračující součást procesu pro udržování odpovídajících obchodních záznamů.

Obvykle je dobré mít dostatečný úložný prostor, pokud jsou na místě udržovány obchodní dokumenty. Je také obecnou praxí udržovat elektronický soubor obchodních záznamů. Tímto způsobem jsou relevantní dokumenty stále přístupné a podnikání se může vyhnout vypnutí v případě, že požár nebo jiná katastrofa zničí papírové obchodní dokumenty.

Většina podniků by se mohla rozhodnout použít společnost pro správu úložiště záznamů. To má potenciál osvobodit čas organizace zaměřit se spíše na problémy související s podnikání, než na správu udržení obchodních záznamů. Mohou být sníženy jakékoli možné obavy o outsourcing systému udržování obchodních záznamů. Renomovaná společnost obecně nastíní své bezpečnostní funkce a postupy pro údržbu obchodních dokumentů.