Jaké jsou nejlepší tipy pro uchovávání obchodních záznamů?

Společnosti velké i malé se často potýkají s problémem udržování organizovaného systému uchovávání obchodních záznamů. Obecně jsou obchodní dokumenty vedeny podle stanovených místních nebo regionálních časových omezení. Znalost požadavků na to, co je třeba uchovávat a na jak dlouho se považuje za zásadní pro vytvoření odpovídajícího systému záznamů.

Velikost podniku obvykle určuje hloubku systému uchovávání obchodních záznamů. Některé z obchodních dokumentů, které jsou vedeny, zahrnují daňové záznamy a osobní spisy. Finanční záznamy obecně vedené podnikem jsou provozní náklady, kapitálové nákupy, tržby a majetek.

Podnik by měl ověřit požadavky na uchovávání obchodních záznamů, které platí v jurisdikci, která reguluje dané průmyslové odvětví. Ve Spojených státech jsou požadavky na uchovávání obchodních záznamů souvisejících s daňami takové, že obchodní dokumenty budou uchovávány po dobu nejméně tří let. Některé požadavky na příjem mohou vyžadovat vedení finančních záznamů i po uplynutí doporučené doby.

Personální záznamy jsou obvykle uchovávány po dobu nejméně čtyř let. Tyto a další záznamy jsou uchovávány na bezpečném místě, zejména ty, které obsahují soukromé informace o minulých a současných zaměstnancích. Kompletní záznamy o tom, kdy byly daně ze mzdy podány a zaplaceny, se obvykle vedou.

Ve většině případů jsou finanční záznamy vedeny po dobu nejméně sedmi let. Prohlášení od finančních institucí, seznamy zásob a roční výkazy zisku jsou některé z typů dokumentů, které by mohly být zahrnuty. Vedení dobré finanční evidence by mohlo minimalizovat vystavení firmy právním záležitostem.

Podniky mohou také zjistit, že je výhodné mít proplachovací systém pro zbavení starých nebo irelevantní obchodní dokumenty. Zásada systému uchovávání obchodních záznamů může pomoci tento proces zefektivnit a zajistit, aby všichni zaměstnanci dodržovali stejné postupy. Toto je obecně pokračující součást procesu udržování odpovídajících obchodních záznamů.

Obvykle je vhodné mít k dispozici dostatečný úložný prostor, pokud jsou obchodní dokumenty uchovávány na místě. Je také běžnou praxí vést elektronický soubor obchodních záznamů. Tímto způsobem jsou příslušné dokumenty stále přístupné a podnik se může vyhnout výpadku v případě, že požár nebo jiná katastrofa zničí papírové obchodní dokumenty.

Většina firem se může rozhodnout použít společnost pro správu úložiště záznamů. To má potenciál uvolnit organizaci čas na zaměření na obchodní záležitosti, spíše než na správu uchovávání obchodních záznamů. Jakékoli obavy týkající se outsourcingu systému uchovávání obchodních záznamů by mohly být sníženy. Renomovaná společnost obecně nastíní své bezpečnostní funkce a postupy pro správu obchodních dokumentů.