Jakie są najlepsze wskazówki dotyczące przechowywania dokumentacji biznesowej?
Duże i małe firmy często stają przed wyzwaniem utrzymania zorganizowanego systemu przechowywania dokumentacji biznesowej. Zasadniczo dokumenty biznesowe są przechowywane z zachowaniem lokalnych lub regionalnych ograniczeń czasowych. Znajomość wymagań dotyczących tego, co należy przechowywać i jak długo uważa się za kluczowe dla posiadania odpowiedniego systemu rejestrowania.
Rozmiar firmy zwykle określa głębokość systemu przechowywania dokumentacji biznesowej. Niektóre z przechowywanych dokumentów biznesowych obejmują dokumenty podatkowe i akta osobowe. Dokumentacja finansowa generalnie prowadzona przez firmę to wydatki operacyjne, zakupy kapitałowe, przychody ze sprzedaży i aktywa majątkowe.
Firma powinna zweryfikować wymagania dotyczące przechowywania dokumentacji biznesowej obowiązujące w jurysdykcji regulującej branżę firmy. W Stanach Zjednoczonych wymagane jest przechowywanie dokumentacji biznesowej związanej z podatkami, aby dokumenty handlowe były przechowywane przez co najmniej trzy lata. Niektóre wymogi dotyczące przychodów mogą wymagać prowadzenia dokumentacji finansowej nawet po upływie zalecanego czasu.
Rejestry osobowe są zwykle przechowywane przez co najmniej cztery lata. Te i inne dokumenty są przechowywane w bezpiecznym miejscu, zwłaszcza te, które zawierają prywatne informacje o byłych i obecnych pracownikach. Pełne zapisy dotyczące tego, kiedy podatki od wynagrodzeń zostały złożone i zapłacone, są zazwyczaj przechowywane.
W większości przypadków dokumentacja finansowa jest przechowywana przez co najmniej siedem lat. Wyciągi z instytucji finansowych, wykazy zapasów i roczne zestawienia dochodów to niektóre z rodzajów dokumentów, które można dołączyć. Prowadzenie dobrej dokumentacji finansowej może zminimalizować ekspozycję firmy na kwestie prawne.
Firmy mogą również uznać, że posiadanie systemu czyszczenia w celu pozbycia się starych lub nieistotnych dokumentów biznesowych jest korzystne. Zasady dotyczące systemu przechowywania dokumentacji biznesowej mogą pomóc w usprawnieniu procesu i zapewnić, że wszyscy pracownicy przestrzegają tych samych praktyk. Zasadniczo jest to ciągła część procesu utrzymywania odpowiedniej dokumentacji biznesowej.
Zazwyczaj dobrym pomysłem jest posiadanie odpowiedniej przestrzeni do przechowywania, jeśli dokumenty biznesowe są przechowywane na miejscu. Powszechną praktyką jest również przechowywanie elektronicznej dokumentacji dokumentów biznesowych. W ten sposób odpowiednie dokumenty są nadal dostępne, a firma może uniknąć zamknięcia na wypadek pożaru lub innej katastrofy niszczącej papierowe dokumenty biznesowe.
Większość firm może zdecydować się na skorzystanie z usług firmy zarządzającej przechowywaniem danych. Może to potencjalnie uwolnić czas organizacji na skoncentrowanie się na kwestiach związanych z biznesem, a nie na zarządzaniu przechowywaniem dokumentacji biznesowej. Ewentualne obawy związane z outsourcingiem systemu przechowywania dokumentacji biznesowej mogą zostać ograniczone. Renomowana firma ogólnie opisuje swoje funkcje bezpieczeństwa i praktyki dotyczące przechowywania dokumentów biznesowych.