Hva er de beste tipsene for oppbevaring av bedriftsoppføringer?
Bedrifter som store og små blir ofte møtt med utfordringen med å opprettholde et organisert oppbevaringssystem for virksomhetsregister. Generelt holdes forretningsdokumenter opp til de fastsatte lokale eller regionale tidsbegrensningene. Å kjenne kravene til hva jeg skal beholde og hvor lenge anses som avgjørende for å ha et tilstrekkelig journalsystem.
Størrelsen på virksomheten bestemmer vanligvis dybden på et oppbevaringssystem for virksomhetsregistreringer. Noen av forretningsdokumentene som oppbevares inkluderer skatteregistrering og personellfiler. Finansielle poster som vanligvis føres av en virksomhet er driftsutgifter, kapitalkjøp, salgskvitteringer og eiendeler.
En virksomhet skal verifisere krav til oppbevaring av virksomhetsregistreringer som gjelder i jurisdiksjonen som regulerer virksomhetens bransje. Krav i USA for skattemessige forretningsregistreringer er at forretningsdokumenter oppbevares i minst tre år. Noen inntektskrav kan nødvendiggjøre å føre økonomiske poster, selv etter at den anbefalte tiden er utløpt.
Personaljournaler oppbevares vanligvis i minst fire år. Disse og andre poster føres på et sikkert sted, spesielt de som inneholder privat informasjon om tidligere og nåværende ansatte. Komplett registrering av når lønnsskatter ble arkivert og betalt opprettholdes vanligvis.
I de fleste tilfeller føres økonomiske poster i minst syv år. Uttalelser fra finansinstitusjoner, varelister og årlige resultatregnskap er noen av dokumenttypene som kan inkluderes. Å holde gode økonomiske poster kan minimere en virksomhets eksponering for juridiske forhold.
Bedrifter kan også oppleve at det er en fordel å ha et rensingssystem for å bli kvitt gamle eller irrelevante forretningsdokumenter. En policy for et oppbevaringssystem for virksomhetsregister kan bidra til å effektivisere prosessen og sikre at alle ansatte følger samme praksis. Dette er vanligvis en kontinuerlig del av prosessen for å opprettholde tilstrekkelige forretningsregistreringer.
Det er vanligvis en god ide å ha tilstrekkelig lagringsplass hvis forretningsdokumenter oppbevares på stedet. Det er også en generell praksis å føre en elektronisk fil med virksomhetsregister. På den måten er relevante dokumenter fremdeles tilgjengelige, og virksomheten kan unngå stenging i tilfelle brann eller annen katastrofe ødelegger papirforretningsdokumenter.
De fleste virksomheter kan velge å bruke et lagringsadministrasjonsselskap for poster. Dette har potensialet til å frigjøre organisasjonens tid til å fokusere på forretningsrelaterte problemer, i stedet for å administrere oppbevaring av forretningsregistreringer. Eventuelle problemer med outsourcing av oppbevaringssystemet for virksomhetsregister kan bli redusert. Et anerkjent selskap vil generelt skissere sine sikkerhetsfunksjoner og praksis for å opprettholde forretningsdokumenter.