Vilka är de bästa tipsna för lagring av företagsregister?
Företag som är stora och små står ofta inför utmaningen att upprätthålla ett organiserat system för lagring av företagsregister. I allmänhet hålls affärsdokument upp till de fastställda lokala eller regionala tidsbegränsningarna. Att känna till kraven för vad man ska behålla och hur länge anses vara avgörande för att ha ett adekvat journalsystem.
Storleken på företaget bestämmer vanligtvis djupet för ett system för lagring av företagsregister. Några av de affärsdokument som lagras inkluderar skatteregistreringar och personalfiler. Finansiella poster som vanligtvis upprätthålls av ett företag är driftskostnader, kapitalinköp, försäljningskvitton och fastighetstillgångar.
Ett företag bör verifiera behållningskraven för företagsregister som gäller i den jurisdiktion som reglerar företagets bransch. Krav i USA för lagring av skatterelaterade företagsregister är att affärsdokument förvaras i minst tre år. Vissa inkomstkrav kan kräva att man håller ekonomiska register även efter att den rekommenderade tiden har gått ut.
Personaljournaler bevaras vanligtvis i minst fyra år. Dessa och andra register hålls på en säker plats, särskilt de som innehåller privat information om tidigare och nuvarande anställda. Kompletta register över när löneskatter lades in och betalades upprätthålls vanligtvis.
I de flesta fall hålls finansiella register under minst sju år. Uttalanden från finansiella institutioner, inventeringslistor och årliga resultaträkningar är några av de typer av dokument som kan inkluderas. Att hålla goda finansiella register kan minimera ett företags exponering för juridiska frågor.
Företag kan också finna att det är fördelaktigt att ha ett reningssystem för att bli av med gamla eller irrelevanta affärsdokument. En policy för ett lagringssystem för företagsregister kan hjälpa till att effektivisera processen och se till att alla anställda följer samma praxis. Detta är vanligtvis en pågående del av processen för att hålla tillräckliga affärsregister.
Det är vanligtvis en bra idé att ha tillräckligt med lagringsutrymme om affärsdokument förvaras på plats. Det är också en allmän praxis att förvara en elektronisk fil med företagsregister. På det sättet är relevanta dokument fortfarande tillgängliga och verksamheten kan undvika avstängning om brand eller annan katastrof förstör pappersaffärsdokument.
De flesta företag kan välja att använda ett lagringsföretag för register. Detta har potentialen att frigöra organisationens tid att fokusera på affärsrelaterade frågor snarare än att hantera lagring av affärsposter. Eventuella problem med outsourcing av lagringssystem för affärsregister kan minskas. Ett välrenommerat företag kommer generellt att beskriva sina säkerhetsfunktioner och rutiner för att underhålla affärsdokument.