사업 기록 보관을위한 최상의 팁은 무엇입니까?

크고 작은 회사는 종종 조직화 된 비즈니스 기록 보관 시스템을 유지 관리해야하는 문제에 직면합니다. 일반적으로 비즈니스 문서는 규정 된 현지 또는 지역 시간 제한에 따라 유지됩니다. 적절한 기록 시스템을 갖추기 위해 보관할 내용과 기간에 대한 요구 사항을 알고 있어야합니다.

비즈니스 규모에 따라 비즈니스 레코드 보존 시스템의 깊이가 결정됩니다. 보관되는 일부 비즈니스 문서에는 세금 신고 및 인사 파일이 포함되어 있습니다. 일반적으로 사업체가 유지 관리하는 재무 기록은 운영 비용, 자본 구매, 판매 영수증 및 자산 자산입니다.

비즈니스는 비즈니스 산업을 규제하는 관할 지역에 적용되는 비즈니스 레코드 보존 요구 사항을 확인해야합니다. 세금 관련 업무 기록 보관에 대한 미국의 요구 사항은 업무 문서를 3 년 이상 보관해야한다는 것입니다. 일부 수익 요구 사항은 권장 시간이 만료 된 후에도 재무 기록을 유지해야 할 수도 있습니다.

직원 기록은 일반적으로 4 년 이상 유지됩니다. 이러한 기록 및 기타 기록은 특히 과거 및 현재 직원에 대한 개인 정보가 포함 된 기록과 같은 안전한 장소에 보관됩니다. 급여 세금이 제출되고 지불 된시기에 대한 완전한 기록이 일반적으로 유지됩니다.

대부분의 경우 재무 기록은 최소 7 년 동안 보관됩니다. 금융 기관의 명세서, 재고 목록 및 연간 손익 계산서는 포함 할 수있는 문서 유형 중 일부입니다. 좋은 재무 기록을 유지하면 법적 문제에 대한 비즈니스 노출을 최소화 할 수 있습니다.

기업은 또한 오래되었거나 관련없는 비즈니스 문서를 제거하기위한 제거 시스템을 갖추는 것이 유리하다는 것을 알 수 있습니다. 업무 기록 보관 시스템에 대한 정책은 프로세스를 간소화하고 모든 직원이 동일한 관행을 따르도록 보장하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이것은 일반적으로 적절한 사업 기록을 유지하기위한 프로세스의 지속적인 부분입니다.

비즈니스 문서를 현장에 보관할 경우 적절한 저장 공간을 확보하는 것이 좋습니다. 비즈니스 기록의 전자 파일을 보관하는 것도 일반적인 관행입니다. 이렇게하면 관련 문서에 여전히 액세스 할 수 있으며 화재 나 기타 재난으로 인해 종이 비즈니스 문서가 파괴 될 경우 업무 중단을 피할 수 있습니다.

대부분의 비즈니스는 레코드 스토리지 관리 회사를 사용하도록 선택할 수 있습니다. 이로 인해 비즈니스 레코드 보존 관리가 아닌 비즈니스 관련 문제에 집중할 수있는 시간을 확보 할 수 있습니다. 업무 기록 보관 시스템 아웃소싱과 관련된 모든 우려가 줄어들 수 있습니다. 평판이 좋은 회사는 일반적으로 비즈니스 문서를 유지하기위한 보안 기능과 관행을 간략하게 설명합니다.