비즈니스 레코드 보존을위한 가장 좋은 팁은 무엇입니까?

크고 작은 회사는 종종 조직화 된 비즈니스 레코드 유지 시스템을 유지 해야하는 어려움에 직면 해 있습니다. 일반적으로 비즈니스 문서는 규정 된 현지 또는 지역 시간 제한까지 유지됩니다. 적절한 레코드 시스템을 보유하는 데 중요한 것으로 간주되는지에 대한 요구 사항을 알고 있습니다.

비즈니스 규모는 일반적으로 비즈니스 레코드 유지 시스템의 깊이를 결정합니다. 보관 된 일부 비즈니스 문서에는 세금 신고 및 인사 파일이 포함됩니다. 비즈니스에 의해 일반적으로 유지되는 재무 기록은 운영 비용, 자본 구매, 판매 영수증 및 자산 자산입니다.

비즈니스는 비즈니스 산업을 규제하는 관할 구역에 적용되는 비즈니스 기록 보존 요구 사항을 확인해야합니다. 세금 관련 비즈니스 기록 보존에 대한 미국의 요구 사항은 비즈니스 문서를 최소 3 년 동안 유지해야합니다. 일부 수익 요구 사항은 FI를 유지해야 할 수도 있습니다권장 시간이 만료 된 후에도 Nancial Records.

인사 기록은 일반적으로 4 년 이상 유지됩니다. 이 기록 및 기타 기록은 안전한 장소, 특히 과거 및 현재 직원에 대한 개인 정보를 포함하는 안전한 장소에 보관됩니다. 급여 세금이 제출되고 지불 된 시점에 대한 완전한 기록은 일반적으로 유지됩니다.

대부분의 경우 재무 기록은 최소 7 년 동안 보관됩니다. 금융 기관, 재고 목록 및 연간 소득 진술의 진술은 포함될 수있는 문서의 일부 유형입니다. 좋은 재무 기록을 유지하면 법적 문제에 대한 비즈니스 노출을 최소화 할 수 있습니다.

비즈니스는 또한 오래되거나 관련이없는 비즈니스 문서를 제거하기위한 퍼지 시스템을 갖는 것이 유리하다는 것을 알 수 있습니다. 비즈니스 레코드 보존 시스템에 대한 정책은 프로세스를 간소화하고 모든 직원이 FOL인지 확인하는 데 도움이 될 수 있습니다.같은 관행을 낮추는 것. 이것은 일반적으로 적절한 비즈니스 기록을 유지하기위한 프로세스의 진행중인 부분입니다.

비즈니스 문서가 현장에서 유지되면 적절한 저장 공간을 확보하는 것이 좋습니다. 또한 전자 비즈니스 기록 파일을 유지하는 것도 일반적인 관행입니다. 이렇게하면 관련 문서가 여전히 액세스 할 수 있으며 화재 나 다른 재난이 종이 사업 문서를 파괴 할 경우 사업은 폐쇄를 피할 수 있습니다.

대부분의 비즈니스는 레코드 스토리지 관리 회사를 사용하도록 선택할 수 있습니다. 이는 비즈니스 레코드 보존 관리보다는 비즈니스 관련 문제에 집중할 수있는 조직의 시간을 풀어 줄 수 있습니다. 비즈니스 레코드 유지 시스템 아웃소싱에 대한 가능한 우려가 줄어들 수 있습니다. 평판이 좋은 회사는 일반적으로 비즈니스 문서 유지를위한 보안 기능과 관행을 간략하게 설명합니다.