ビジネスレコードの保持に最適なヒントは何ですか？

大小の企業は、組織化されたビジネス記録保持システムを維持するという課題に直面することがよくあります。 一般に、ビジネス文書は、定められた現地または地域の時間制限まで守られます。 適切な記録システムを持つためには、何を保持し、どのくらいの期間の要件を知ることが重要であると考えられています。

通常、ビジネスの規模によって、ビジネスレコード保持システムの深さが決まります。 保持されるビジネス文書の一部には、納税申告と人事ファイルが含まれます。 一般に企業が維持する財務記録は、運用費用、資本購入、領収書、および資産です。

企業は、企業の業界を規制する司法管轄区で適用されるビジネス記録保持要件を確認する必要があります。 税関連のビジネス記録保持に関する米国の要件は、ビジネス文書を少なくとも3年間保持することです。 一部の収益要件では、推奨時間が経過した後でも財務記録を保持する必要がある場合があります。

通常、人事記録は少なくとも4年間保持されます。 これらの記録およびその他の記録は、特に過去および現在の従業員に関する個人情報を含む安全な場所に保管されます。 給与税がいつ支払われ、支払われたかの完全な記録は通常維持されます。

ほとんどの場合、財務記録は最低7年間保持されます。 含めることができる文書の種類の一部は、金融機関からの声明、在庫リスト、および年収です。 良好な財務記録を保持することにより、法的問題に対する企業の露出を最小限に抑えることができます。

企業は、古いビジネス文書や無関係なビジネス文書を削除するためのパージシステムを使用することも有益であると感じる場合があります。 業務記録保存システムのポリシーは、プロセスを合理化し、すべての従業員が同じ慣行に従っていることを保証するのに役立ちます。 これは通常、適切なビジネス記録を維持するためのプロセスの継続的な部分です。

通常、ビジネスドキュメントをオンサイトに保管する場合は、適切なストレージスペースを確保することをお勧めします。 また、ビジネス記録の電子ファイルを保存することも一般的です。 これにより、関連するドキュメントにアクセスでき、火災やその他の災害により紙のビジネスドキュメントが破壊された場合でも、ビジネスはシャットダウンを回避できます。

ほとんどの企業は、レコードストレージ管理会社の使用を選択する場合があります。 これにより、ビジネス記録保持の管理ではなく、ビジネス関連の問題に集中するために組織の時間を解放できる可能性があります。 業務記録保存システムのアウトソーシングに関するあらゆる懸念が軽減される可能性があります。 一般的に、評判の良い会社は、ビジネスドキュメントを維持するためのセキュリティ機能とプラクティスの概要を説明します。