ビジネス記録保持のための最良のヒントは何ですか？

大小の企業は、多くの場合、組織化されたビジネス記録保持システムを維持するという課題に直面しています。一般的に、ビジネス文書は、規定されたローカルまたは地域の時間制限に留まります。適切なレコードシステムを持つためには、何を保持するか、どのくらいの期間が重要であると考えられるかの要件を知る。

通常、ビジネスのサイズは、ビジネス記録保持システムの深さを決定します。保管されているビジネス文書には、税務上の提出と人事ファイルが含まれます。一般的に事業が維持する財務記録は、運用費用、資本購入、販売領収書、不動産資産です。

ビジネスは、ビジネス業界を規制する管轄区域に適用されるビジネス記録保持要件を検証する必要があります。税関連のビジネス記録保持のための米国の要件は、少なくとも3年間ビジネス文書が保持されることです。一部の収益要件には、FIを維持する必要がある場合があります推奨される時間が失効した後でも、ナンシアルレコード。

人事記録は通常、少なくとも4年間保持されます。これらおよびその他の記録は、特に過去および現在の従業員に関する個人情報を含む安全な場所に保管されています。給与税が提出され、支払われたときの完全な記録は通常維持されます。

ほとんどの場合、財務記録は最低7年間保持されます。金融機関、在庫リスト、年間の所得声明からの声明は、含まれる可能性のある文書の種類の一部です。優れた財務記録を維持することで、法的問題に対するビジネスの露出を最小限に抑えることができます。

企業はまた、古いまたは無関係なビジネス文書を取り除くためのパージシステムを持つことが有益であることに気付くかもしれません。ビジネス記録保持システムのポリシーは、プロセスを合理化し、すべての従業員がfolであることを確認するのに役立つ場合があります同じプラクティスを低くします。これは通常、適切なビジネス記録を維持するためのプロセスの進行中の部分です。

ビジネス文書が現場に保管されている場合、適切な保管スペースを確保することをお勧めします。また、ビジネス記録の電子ファイルを保持することも一般的な慣行です。そうすれば、適切な文書にはまだアクセス可能であり、火災やその他の災害が紙のビジネス文書を破壊した場合に備えて、ビジネスは閉鎖を回避できます。

ほとんどの企業は、レコードストレージ管理会社を使用することを選択する場合があります。これは、ビジネスレコードの保持の管理ではなく、組織のビジネス関連の問題に焦点を合わせる時間を解放する可能性があります。ビジネスレコード保持システムのアウトソーシングに関する懸念事項は削減される可能性があります。評判の良い会社は一般に、ビジネス文書を維持するためのセキュリティ機能と慣行を概説します。