Wat zijn de beste tips voor het bewaren van bedrijfsdocumenten?

Grote en kleine bedrijven staan ​​vaak voor de uitdaging om een ​​georganiseerd systeem voor het bewaren van bedrijfsgegevens te onderhouden. Over het algemeen worden bedrijfsdocumenten binnen de vastgestelde lokale of regionale tijdsbeperkingen gehouden. Het kennen van de vereisten voor wat te bewaren en voor hoe lang wordt als cruciaal beschouwd voor het hebben van een adequaat registratiesysteem.

De grootte van het bedrijf bepaalt meestal de diepte van een bewaarsysteem voor bedrijfsdocumenten. Sommige van de zakelijke documenten die worden bewaard, omvatten belastingaangiften en personeelsdossiers. Financiële gegevens die doorgaans door een bedrijf worden bijgehouden, zijn operationele kosten, kapitaalaankopen, verkoopbewijzen en onroerendgoedactiva.

Een bedrijf moet de bewaarvereisten voor bedrijfsdossiers verifiëren die van toepassing zijn in het rechtsgebied dat de bedrijfstak van het bedrijf regelt. Vereisten in de Verenigde Staten voor het bewaren van belastinggerelateerde zakelijke gegevens zijn dat zakelijke documenten ten minste drie jaar worden bewaard. Sommige inkomstenvereisten kunnen het noodzakelijk maken om een ​​financiële administratie bij te houden, zelfs nadat de aanbevolen tijd is verstreken.

Personeelsrecords worden meestal minimaal vier jaar bewaard. Deze en andere gegevens worden op een veilige plaats bewaard, met name gegevens met privé-informatie over vroegere en huidige werknemers. Volledige overzichten van wanneer loonheffingen werden ingediend en betaald, worden doorgaans bijgehouden.

In de meeste gevallen worden financiële gegevens minimaal zeven jaar bewaard. Verklaringen van financiële instellingen, inventarislijsten en jaarrekeningen zijn enkele van de soorten documenten die kunnen worden opgenomen. Het bijhouden van een goede financiële administratie kan de blootstelling van een bedrijf voor juridische aangelegenheden minimaliseren.

Bedrijven kunnen ook vinden dat het nuttig is om een ​​opschoningssysteem te hebben om oude of irrelevante zakelijke documenten kwijt te raken. Een beleid voor een systeem voor het bewaren van bedrijfsgegevens kan helpen het proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat alle werknemers dezelfde werkwijzen volgen. Dit is over het algemeen een doorlopend onderdeel van het proces voor het bijhouden van adequate bedrijfsgegevens.

Het is meestal een goed idee om voldoende opslagruimte te hebben als zakelijke documenten op locatie worden bewaard. Het is ook een algemene praktijk om een ​​elektronisch bestand met zakelijke gegevens bij te houden. Op die manier zijn relevante documenten nog steeds toegankelijk en kan het bedrijf een sluiting voorkomen in geval van brand of een andere ramp die papieren zakelijke documenten vernietigt.

De meeste bedrijven kunnen ervoor kiezen om een ​​archiefopslagbedrijf te gebruiken. Dit heeft het potentieel om de tijd van de organisatie vrij te maken om zich te concentreren op zakelijke kwesties, in plaats van het beheer van het bewaren van bedrijfsdocumenten. Eventuele problemen met het outsourcen van het systeem voor het bewaren van bedrijfsgegevens kunnen worden verminderd. Een gerenommeerd bedrijf zal in het algemeen zijn beveiligingsfuncties en -praktijken beschrijven voor het onderhouden van zakelijke documenten.