Wat zijn de beste tips voor het behoud van zakelijke records?
Grote en kleine bedrijven worden vaak geconfronteerd met de uitdaging om een georganiseerd bedrijfsrecords -retentiesysteem bij te houden. Over het algemeen worden zakelijke documenten bijgehouden tot de vastgestelde lokale of regionale tijdsbeperkingen. De vereisten kennen voor wat te behouden en hoe lang wordt beschouwd als cruciaal voor het hebben van een adequaat registersysteem.
De grootte van het bedrijf bepaalt meestal de diepte van een bedrijfsrecords -retentiesysteem. Sommige van de onderhouden zakelijke documenten omvatten belastingaangiften en personeelsbestanden. Financiële gegevens over het algemeen bijgehouden door een bedrijf zijn operationele kosten, kapitaalaankopen, verkoopontvangsten en eigendomsactiva.
Een bedrijf moet de behoudvereisten voor bedrijfsregisters verifiëren die van toepassing zijn in het rechtsgebied dat de industrie van het bedrijf reguleert. Vereisten in de Verenigde Staten voor het behouden van belastinggerelateerde zakelijke dossiers is dat zakelijke documenten ten minste drie jaar worden bewaard. Sommige inkomstenvereisten kunnen noodzakelijk zijn om FI te behoudenNancial Records, zelfs nadat de aanbevolen tijd is verlopen.
Personeelsrecords worden meestal minstens vier jaar bewaard. Deze en andere gegevens worden op een veilige plaats bewaard, vooral die welke privé -informatie bevatten over eerdere en huidige werknemers. Volledige gegevens over wanneer loonheffingen werden ingediend en betaald worden doorgaans onderhouden.
In de meeste gevallen worden financiële gegevens minimaal zeven jaar bewaard. Verklaringen van financiële instellingen, voorraadlijsten en jaarlijkse inkomstenverklaringen zijn enkele van de soorten documenten die kunnen worden opgenomen. Het bijhouden van goede financiële dossiers kan de blootstelling van een bedrijf voor juridische zaken minimaliseren.
Bedrijven kunnen ook ontdekken dat het hebben van een zuiveringssysteem voor het verwijderen van oude of irrelevante zakelijke documenten gunstig is. Een beleid voor het retentiesysteem van een bedrijfsrecords kan helpen het proces te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat alle werknemers fol zijndezelfde praktijken verlagen. Dit is over het algemeen een continu onderdeel van het proces voor het bijhouden van adequate bedrijfsrecords.
Het is meestal een goed idee om voldoende opslagruimte te hebben als zakelijke documenten ter plaatse worden gehouden. Het is ook een algemene praktijk om een elektronisch dossier van bedrijfsrecords bij te houden. Op die manier zijn relevante documenten nog steeds toegankelijk en kan het bedrijf een shutdown voorkomen voor het geval een brand of andere ramp papieren zakelijke documenten vernietigt.
De meeste bedrijven kunnen ervoor kiezen om een recordsopslagbeheerbedrijf te gebruiken. Dit heeft het potentieel om de tijd van de organisatie te bevrijden om zich te concentreren op bedrijfsgerelateerde kwesties, in plaats van het beheer van het behoud van bedrijfsrecords. Alle mogelijke zorgen over het uitbesteden van het bedrijfsrecords -retentiesysteem kunnen worden verminderd. Een gerenommeerd bedrijf zal in het algemeen zijn beveiligingsfuncties en -praktijken schetsen voor het onderhouden van bedrijfsdocumenten.