Hvad er de bedste tip til opbevaring af forretningsregistre?
Virksomheder store og små står ofte over for udfordringen med at opretholde et organiseret forretningsopbevaringssystem. Generelt holdes forretningsdokumenter op til de fastsatte lokale eller regionale tidsbegrænsninger. At kende kravene til, hvad der skal opbevares, og hvor længe anses for at være afgørende for at have et tilstrækkeligt journalsystem.
Størrelsen på virksomheden bestemmer normalt dybden på et opbevaringssystem for virksomhedsregistreringer. Nogle af de forretningsdokumenter, der opbevares, inkluderer skatteregistreringer og personalefiler. Finansielle poster, der normalt føres af en virksomhed, er driftsudgifter, kapitalindkøb, salgskvitteringer og ejendomsaktiver.
En virksomhed skal verificere krav til opbevaring af forretningsregistreringer, der gælder i den jurisdiktion, der regulerer virksomhedens branche. Krav i USA til opbevaring af skatterelaterede forretningsregistre er, at forretningsdokumenter opbevares i mindst tre år. Visse indtægtskrav kan muligvis kræve, at der holdes økonomiske poster, selv efter at den anbefalede tid er udløbet.
Personalejournaler opbevares normalt i mindst fire år. Disse og andre poster opbevares på et sikkert sted, især dem, der indeholder private oplysninger om tidligere og nuværende ansatte. Komplette optegnelser over, hvornår lønningsskatter blev indgivet og betalt, opretholdes typisk.
I de fleste tilfælde opbevares finansielle poster i mindst syv år. Udsagn fra finansielle institutioner, opgørelister og årlige indtægtsopgørelser er nogle af de typer dokumenter, der kunne inkluderes. At holde gode økonomiske poster kan minimere en virksomheds eksponering for juridiske anliggender.
Virksomheder kan også opleve, at det er en fordel at have et rensningssystem til at slippe af med gamle eller irrelevante forretningsdokumenter. En politik for et opbevaringssystem for virksomhedsregistreringer kan muligvis hjælpe med at strømline processen og sikre, at alle ansatte følger den samme praksis. Dette er generelt en løbende del af processen til at opretholde tilstrækkelige forretningsregistre.
Det er normalt en god ide at have tilstrækkelig lagerplads, hvis forretningsdokumenter opbevares på stedet. Det er også en generel praksis at føre en elektronisk fil med forretningsregistre. På den måde er relevante dokumenter stadig tilgængelige, og virksomheden kan undgå lukning i tilfælde af, at brand eller anden katastrofe ødelægger papirforretningsdokumenter.
De fleste virksomheder vælger muligvis at bruge et administrationsselskab med optagelsesopbevaring. Dette har potentialet til at frigøre organisationens tid til at fokusere på forretningsrelaterede spørgsmål snarere end styring af opbevaring af forretningsregistre. Eventuelle problemer med outsourcing af opbevaringssystemet for forretningsregistre kan blive reduceret. En velrenommeret virksomhed vil generelt skitsere sine sikkerhedsfunktioner og fremgangsmåder til vedligeholdelse af forretningsdokumenter.