Jak se mohu stát sekretářkou / recepční?

Požadavky na to, aby se stal sekretářkou / recepční, se liší, do značné míry kvůli typu společnosti, kde je pozice nalezena. Většina společností vyžaduje minimální množství vzdělání s malou nebo žádnou odbornou přípravou. Vzhledem k povinnostem spojeným s touto funkcí by však jiné společnosti mohly vyžadovat určitou úroveň vzdělání. Ještě jiní by mohli očekávat, že budete mít vysokoškolské vzdělání a několik let praxe.

Tajemník / recepční je obvykle odpovědný za administrativní podpůrné povinnosti v rámci společnosti. Sekretářské povinnosti mohou zahrnovat povinnosti související s kancelářskou podporou. Můžete podpořit jednoho vedoucího oddělení nebo poskytnout obecnou podporu celé společnosti.

S plněním recepční role je často spojeno několik povinností. Jednou z hlavních povinností je telefonické přijímání a směrování hovorů na příslušné oddělení. Pozdrav klientů a hostů v čekárně je další povinností běžně spojenou s tím, že je recepční.

Mohou být nutné další povinnosti v závislosti na funkcích, které podporují kancelářské činnosti. V některých společnostech budete možná muset připravit poštu na doručovací služby. Kromě toho můžete také distribuovat příchozí poštu zaměstnancům společnosti.

Abyste se mohli stát sekretářkou / recepční, budete potřebovat celou řadu znalostí, dovedností a schopností. Většina společností očekává, že budete mít komplexní znalosti o kancelářských postupech. Protože primární povinností v této pozici je odpovídat na telefon, mají příjemné slovní dovednosti obvykle přidanou výhodu. Pro většinu společností je také žádoucí schopnost obsluhovat kancelářské vybavení.

Několik technických škol nabízí kurzy obchodní a kancelářské správy, které vám pomohou rozvinout potřebné dovednosti, aby se stal sekretářkou / recepční. Typické kurzy mohou zahrnovat školení o používání textových a tabulkových aplikací. Psaní obchodní korespondence a kancelářské etikety jsou další kurzy nabízené na většině škol.

Některé společnosti mohou navíc upřednostňovat najmutí osoby s vysokoškolským vzděláním. Získání obchodního nebo souvisejícího titulu ze čtyřleté akademické instituce vám pomůže splnit tento požadavek. Tento typ titulu vás také může připravit na propagaci v rámci společnosti.

Kromě formálního školení potřebného k tomu, abyste se stali sekretářkou / recepční, možná budete také potřebovat čas, abyste se naučili standardní provozní postupy společnosti. Obecně obdržíte školení v postupech specifických pro dané odvětví, které ovlivňují změnu vašich povinností po najmutí. Například práce ve zdravotnickém zařízení může zahrnovat plánování návštěv pacientských kanceláří. Před příjezdem pacienta by kancelářské postupy mohly zahrnovat ověření zdravotního pojištění a vytvoření lékařského souboru.