Comment devenir secrétaire / réceptionniste?
Les exigences pour devenir secrétaire / réceptionniste varient, principalement en raison du type d’entreprise dans laquelle le poste est trouvé. La plupart des entreprises exigent un minimum d’éducation et peu ou pas de formation. Toutefois, en raison des tâches associées à ce poste, d’autres entreprises pourraient exiger un certain niveau de formation. D'autres encore pourraient s'attendre à ce que vous ayez un diplôme de premier cycle et quelques années d'expérience professionnelle.
En règle générale, un secrétaire / réceptionniste est responsable des tâches de soutien administratif au sein d'une entreprise. Les tâches de secrétariat peuvent entraîner des responsabilités de soutien au bureau. Vous pouvez prendre en charge un responsable de département ou fournir une assistance bureautique générale à l’ensemble de la société.
Plusieurs tâches sont souvent associées au rôle de réceptionniste. L'une des principales tâches consiste à répondre au téléphone et à acheminer les appels au service approprié. Accueillir les clients et les invités dans la salle d'attente est un autre devoir communément associé au métier de réceptionniste.
D'autres tâches pourraient être nécessaires, selon les fonctions qui soutiennent les activités de bureau. Dans certaines entreprises, vous devrez peut-être préparer le courrier pour les services de livraison. En outre, vous pouvez également distribuer le courrier entrant au personnel de l'entreprise.
Pour devenir secrétaire / réceptionniste, vous aurez besoin d’un éventail de connaissances, de compétences et de capacités. La plupart des entreprises s'attendent à ce que vous compreniez parfaitement les procédures de bureau. Répondre au téléphone étant l’une des tâches principales de ce poste, il est généralement avantageux d’avoir des compétences verbales agréables. Une capacité à utiliser du matériel de bureau est également souhaitable pour la plupart des entreprises.
Quelques écoles techniques proposent des cours en administration des affaires et en administration de bureau pour vous aider à acquérir les compétences nécessaires pour devenir secrétaire / réceptionniste. Les cours typiques peuvent inclure une formation à l’utilisation du traitement de texte et des tableurs. La correspondance commerciale et l'étiquette de bureau sont des cours supplémentaires proposés dans la plupart des écoles.
En outre, certaines entreprises peuvent préférer embaucher une personne titulaire d’un diplôme de premier cycle en administration des affaires. L'obtention d'un diplôme en administration des affaires ou d'un diplôme connexe auprès d'une institution universitaire de quatre ans peut vous aider à satisfaire à cette exigence. Ce type de diplôme peut également vous préparer à une promotion au sein de l'entreprise.
Outre la formation formelle nécessaire pour devenir secrétaire / réceptionniste, vous aurez peut-être également besoin de temps pour apprendre les procédures opératoires standard d'une entreprise. En règle générale, vous recevrez une formation sur les procédures spécifiques à votre secteur d'activité qui affecteront la variation de vos tâches après votre embauche. Par exemple, travailler dans un établissement médical peut impliquer de planifier des visites au bureau du patient. Avant l'arrivée du patient, les procédures de bureau pourraient inclure la vérification de l'assurance maladie et la création d'un dossier médical.