¿Cómo me convierto en secretario / recepcionista?

Los requisitos para convertirse en secretario / recepcionista varían, en gran medida debido al tipo de empresa donde se encuentra el puesto. La mayoría de las empresas requieren una cantidad mínima de educación con poca o ninguna capacitación. Sin embargo, debido a los deberes asociados con este puesto, otras compañías podrían requerir un cierto nivel de educación. Incluso otros pueden esperar que tengas un título universitario y algunos años de experiencia laboral.

Por lo general, una secretaria / recepcionista es responsable de las tareas de apoyo administrativo dentro de una empresa. Los deberes de secretaría pueden implicar responsabilidades de apoyo de oficina. Puede apoyar a un gerente de un departamento o brindar soporte general de oficina para toda la empresa.

Hay varios deberes a menudo asociados con el cumplimiento del rol de recepcionista. Una tarea principal es responder por teléfono y enrutar llamadas al departamento correspondiente. Saludar a los clientes e invitados en el área de espera es otro deber comúnmente asociado con ser recepcionista.

Otros deberes podrían ser necesarios, dependiendo de las funciones que apoyan las actividades de la oficina. Dentro de algunas empresas, es posible que deba preparar el correo para los servicios de entrega. Además, también puede distribuir el correo entrante al personal de la empresa.

Para convertirse en secretario / recepcionista, necesitará una variedad de conocimientos, habilidades y capacidades. La mayoría de las empresas esperan que tenga una comprensión integral de los procedimientos de oficina. Dado que un deber principal en esta posición es contestar el teléfono, tener habilidades verbales agradables es generalmente un beneficio adicional. La capacidad de operar equipos de oficina también es deseable para la mayoría de las empresas.

Algunas escuelas técnicas ofrecen cursos de administración de empresas y oficinas para ayudarlo a desarrollar las habilidades necesarias para convertirse en secretario / recepcionista. Los cursos típicos pueden incluir capacitación en el uso de procesamiento de textos y aplicaciones de hojas de cálculo. Escribir correspondencia comercial y etiqueta de oficina son cursos adicionales que se ofrecen en la mayoría de las escuelas.

Además, algunas compañías pueden preferir contratar a una persona con un título universitario en negocios. Obtener un título comercial o relacionado de una institución académica de cuatro años puede ayudarlo a cumplir con este requisito. Este tipo de título también puede prepararlo para una promoción dentro de la empresa.

Además de la capacitación formal necesaria para convertirse en secretario / recepcionista, también puede necesitar tiempo para aprender los procedimientos operativos estándar de una empresa. En general, recibirá capacitación en procedimientos específicos de la industria que afectan la variación de sus funciones después de ser contratado. Por ejemplo, trabajar para un centro médico puede implicar programar visitas al consultorio del paciente. Antes de que llegue el paciente, los procedimientos de la oficina podrían incluir verificar el seguro de salud y crear un archivo médico.