Hur blir jag sekreterare / receptionist?

Kraven för att bli sekreterare / receptionist varierar, till stor del beroende på vilken typ av företag där tjänsten finns. De flesta företag kräver en minimimängd utbildning med liten eller ingen utbildning. På grund av de uppgifter som är förknippade med denna position kan andra företag dock kräva en viss utbildningsnivå. Ytterligare andra kan förvänta dig att du ska ha en grundutbildning och några års arbetslivserfarenhet.

Vanligtvis är en sekreterare / receptionist ansvarig för administrativa stöduppgifter inom ett företag. Sekretariatsuppgifter kan medföra kontorsstödansvar. Du kanske stöder en chef för en avdelning eller ger generellt kontorsstöd för hela företaget.

Det finns flera uppgifter som ofta är förknippade med att fullgöra receptionistrollen. En huvuduppgift är telefonsvar och dirigering av samtal till lämplig avdelning. Att hälsa kunder och gäster i väntrummet är en annan plikt som ofta förknippas med att vara receptionist.

Andra uppgifter kan vara nödvändiga, beroende på de funktioner som stöder kontorsaktiviteter. Inom vissa företag kanske du måste förbereda post för leveransservice. Dessutom kan du också distribuera inkommande post till företagets personal.

För att bli sekreterare / receptionist behöver du en rad kunskaper, färdigheter och förmågor. De flesta företag förväntar dig att du ska ha en omfattande förståelse för kontorsförfaranden. Eftersom en primär uppgift i denna position är att svara på telefonen, är det generellt en extra fördel att ha trevliga verbala färdigheter. En förmåga att använda kontorsutrustning är också önskvärd för de flesta företag.

Några tekniska skolor erbjuder kurser för affärs- och kontorsadministration för att hjälpa dig utveckla nödvändiga färdigheter för att bli sekreterare / receptionist. Typiska kurser kan inkludera utbildning i användning av ordbehandling och kalkylarkapplikationer. Skrivande affärskorrespondens och kontorsetikett är ytterligare kurser som erbjuds på de flesta skolor.

Dessutom kan vissa företag föredra att anställa en person med en grundutbildning. Att få en verksamhet eller relaterad examen från en fyraårig akademisk institution kan hjälpa dig att uppfylla detta krav. Denna typ av examen kan också förbereda dig för en kampanj inom företaget.

Förutom den formella utbildningen som krävs för att bli sekreterare / receptionist, kan du också behöva tid för att lära dig ett företags standardförfaranden. Generellt får du utbildning i branschspecifika förfaranden som påverkar variationen i dina uppgifter efter att du har anställts. Till exempel, att arbeta för en medicinsk anläggning kan innebära schemaläggning av patientkontorsbesök. Innan patienten anländer kan kontorsförfaranden inkludera verifiering av sjukförsäkring och skapa en medicinsk fil.