Jak zostać sekretarzem/recepcjonistą?

Wymagania, aby zostać sekretarzem/recepcjonistą różnią się, głównie ze względu na rodzaj spółki, w której znaleziono stanowisko. Większość firm wymaga minimalnej ilości wykształcenia przy niewielkim lub żadnym szkoleniu. Jednak ze względu na obowiązki związane z tym stanowiskiem inne firmy mogą wymagać pewnego poziomu wykształcenia. Jeszcze inni mogą oczekiwać, że będziesz mieć studia licencjackie i kilka lat doświadczenia zawodowego.

Zazwyczaj sekretarz/recepcjonistka jest odpowiedzialna za obowiązki wsparcia administracyjnego w firmie. Obowiązki sekretarskie mogą pociągać za sobą obowiązki wsparcia biura. Możesz wesprzeć jednego menedżera działu lub zapewnić ogólne wsparcie biurowe dla całej firmy.

Istnieje kilka obowiązków często związanych z wypełnieniem roli recepcjonistów. Jednym z głównych obowiązków jest rozmowy telefoniczne i routing do odpowiedniego działu. Powitanie klientów i gości w poczekalni to kolejny obowiązek powszechnie związany z byciem recepcjonistą.

InneObowiązki mogą być konieczne, w zależności od funkcji wspierających działalność biurową. W niektórych firmach może być konieczne przygotowanie poczty na usługi dostawy. Ponadto możesz również dystrybuować nadchodzącą pocztę do personelu firmy.

Aby spełnić sekretarza/recepcjonistę, będziesz potrzebować szeregu wiedzy, umiejętności i umiejętności. Większość firm spodziewa się kompleksowego zrozumienia procedur biurowych. Ponieważ podstawowym obowiązkiem na tym stanowisku odbiera telefon, przyjemne umiejętności werbalne jest ogólnie dodatkowym korzyścią. Zdolność do obsługi sprzętu biurowego jest również pożądana dla większości firm.

Kilka szkół technicznych oferuje kursy administracji biznesowej i biurowej, aby pomóc Ci rozwinąć niezbędne umiejętności, aby zostać sekretarzem/recepcjonistą. Typowe kursy mogą obejmować szkolenie w zakresie korzystania z aplikacji do przetwarzania tekstu i arkusza kalkulacyjnego. Pisanie Business Correspondence i etykieta biurowa to dodatkowe kursy oferowane w większości szkół.

Ponadto niektóre firmy mogą preferować zatrudnienie osoby z dyplomem biznesowym. Uzyskanie działalności lub pokrewnego stopnia z czteroletniej instytucji akademickiej może pomóc Ci zaspokoić ten wymóg. Ten rodzaj stopnia może również przygotować Cię do promocji w firmie.

Oprócz formalnego szkolenia niezbędnego do zostania sekretarzem/recepcjonistą, możesz również potrzebować czasu na poznanie standardowych procedur operacyjnych firmy. Zasadniczo otrzymasz szkolenie w zakresie procedur specyficznych dla branży, które wpływają na różnice twoich obowiązków po zatrudnieniu. Na przykład praca dla placówki medycznej może obejmować planowanie wizyt w biurze pacjenta. Przed przyjazdem pacjenta procedury biurowe mogą obejmować weryfikację ubezpieczenia zdrowotnego i utworzenie pliku medycznego.