Jak zostać sekretarzem / recepcjonistą?

Wymagania dotyczące zostania sekretarką / recepcjonistą są różne, głównie ze względu na rodzaj firmy, w której znajduje się stanowisko. Większość firm wymaga minimalnego poziomu wykształcenia bez szkolenia lub z niewielkim wykształceniem. Jednak ze względu na obowiązki związane z tym stanowiskiem inne firmy mogą wymagać określonego poziomu wykształcenia. Jeszcze inni mogą oczekiwać, że będziesz mieć stopień licencjata i kilka lat doświadczenia zawodowego.

Zazwyczaj sekretarka / recepcjonistka jest odpowiedzialna za obowiązki administracyjne w firmie. Obowiązki sekretarskie mogą pociągać za sobą obowiązki związane z obsługą biura. Możesz wesprzeć jednego kierownika działu lub zapewnić ogólne wsparcie biurowe dla całej firmy.

Istnieje kilka obowiązków często związanych z pełnieniem roli recepcjonisty. Jednym z podstawowych obowiązków jest odbieranie telefonów i przekierowywanie połączeń do odpowiedniego działu. Powitanie klientów i gości w poczekalni to kolejny obowiązek powszechnie kojarzony z byciem recepcjonistą.

Inne obowiązki mogą być konieczne, w zależności od funkcji wspierających czynności biurowe. W niektórych firmach może być konieczne przygotowanie poczty do usług dostarczania. Ponadto możesz dystrybuować pocztę przychodzącą do pracowników firmy.

Aby zostać sekretarką / recepcjonistką, potrzebujesz szeregu wiedzy, umiejętności i umiejętności. Większość firm oczekuje od Ciebie kompleksowego zrozumienia procedur biurowych. Ponieważ podstawowym obowiązkiem na tym stanowisku jest odbieranie telefonu, posiadanie przyjemnych umiejętności werbalnych jest na ogół dodatkową korzyścią. Możliwość obsługi sprzętu biurowego jest również pożądana dla większości firm.

Kilka szkół technicznych oferuje kursy zarządzania biznesem i biurem, które pomogą Ci rozwinąć umiejętności niezbędne do zostania sekretarką / recepcjonistą. Typowe kursy mogą obejmować szkolenie w zakresie korzystania z edytorów tekstu i aplikacji do arkuszy kalkulacyjnych. Pisanie korespondencji biznesowej i etykiety biurowej to dodatkowe kursy oferowane w większości szkół.

Ponadto niektóre firmy mogą preferować zatrudnienie osoby z dyplomem ukończenia studiów biznesowych. Uzyskanie stopnia naukowego lub pokrewnego od czteroletniej instytucji akademickiej może pomóc w spełnieniu tego wymogu. Tego rodzaju stopień może również przygotować cię do awansu w firmie.

Oprócz formalnego szkolenia niezbędnego do zostania sekretarką / recepcjonistą, możesz również potrzebować czasu na naukę standardowych procedur operacyjnych firmy. Zasadniczo otrzymasz szkolenie w zakresie procedur branżowych, które wpływają na zróżnicowanie twoich obowiązków po zatrudnieniu. Na przykład praca w placówce medycznej może obejmować planowanie wizyt w gabinecie pacjenta. Przed przybyciem pacjenta procedury biurowe mogą obejmować weryfikację ubezpieczenia zdrowotnego i utworzenie akt medycznych.