秘書/受付係になるにはどうすればよいですか？

秘書/レセプショニストになるための要件は、主に職が見つかった会社のタイプによって異なります。 ほとんどの企業では、トレーニングをほとんどまたはまったく行わずに、最低限の教育が必要です。 ただし、この役職に関連する職務のために、他の企業では一定レベルの教育が必要になる場合があります。 さらに、学部の学位と数年の実務経験があることを期待する人もいます。

通常、秘書/受付係は、企業内の管理サポート業務を担当します。 秘書の職務には、オフィスサポートの責任が伴う場合があります。 部署のマネージャーを1人サポートするか、会社全体にオフィスの一般的なサポートを提供します。

受付の役割を果たすことにしばしば関連するいくつかの義務があります。 主な義務の1つは、電話への応答と適切な部門へのコールのルーティングです。 待合室でクライアントやゲストに挨拶することは、一般的に受付係に関連するもう1つの義務です。

オフィス活動をサポートする機能によっては、他の職務が必要になる場合があります。 一部の企業では、配達サービスのために郵便物を準備する必要があります。 さらに、会社のスタッフに受信メールを配信することもできます。

秘書/レセプショニストになるためには、幅広い知識、スキル、能力が必要です。 ほとんどの企業は、オフィスの手続きを包括的に理解することを期待しています。 このポジションの主な義務は電話に応答することであるため、一般的に、楽しい言語能力を持っていることは追加の利点です。 ほとんどの企業にとって、オフィス機器を操作できることも望まれます。

いくつかの専門学校では、秘書/レセプショニストになるために必要なスキルを習得するのに役立つビジネスおよびオフィス管理コースを提供しています。 典型的なコースには、ワードプロセッサおよびスプレッドシートアプリケーションの使用に関するトレーニングが含まれます。 ビジネス通信とオフィスエチケットを書くことは、ほとんどの学校で提供される追加のコースです。

さらに、一部の企業では、学士号の学位を持つ人を雇うことを好む場合があります。 4年制の学術機関からビジネスまたは関連学位を取得すると、この要件を満たすのに役立ちます。 この種の学位は、社内での昇進の準備にもなります。

秘書/受付係になるために必要な正式なトレーニングに加えて、企業の標準的な運用手順を学ぶ時間も必要になる場合があります。 通常、雇用後の職務の変化に影響を与える業界固有の手順のトレーニングを受けます。 たとえば、医療施設で働くには、患者の診療所の訪問をスケジュールする必要があります。 患者が到着する前に、オフィスの手順には、健康保険の検証と医療ファイルの作成が含まれます。