Hvordan blir jeg sekretær / resepsjonist?

Kravene til å bli sekretær / resepsjonist varierer, i stor grad på grunn av den typen selskap hvor stillingen er funnet. De fleste selskaper krever et minimum av utdanning uten liten eller ingen opplæring. På grunn av pliktene knyttet til denne stillingen, kan andre selskaper imidlertid kreve et visst utdanningsnivå. Atter andre kan forvente at du har en lavere grad og noen års arbeidserfaring.

Vanligvis er en sekretær / resepsjonist ansvarlig for administrative støtteoppgaver i et selskap. Sekretæroppgaver kan innebære kontoransvar. Du kan støtte en leder av en avdeling eller gi generell kontorstøtte for hele selskapet.

Det er flere plikter ofte forbundet med å oppfylle resepsjonistrollen. En hovedoppgave er telefonsvarer og dirigering av samtaler til den aktuelle avdelingen. Å hilse på klienter og gjester i venteområdet er en annen plikt som ofte er forbundet med å være resepsjonist.

Andre oppgaver kan være nødvendige, avhengig av funksjonene som støtter kontoraktiviteter. I noen selskaper kan det hende du må klargjøre post for leveringstjenester. I tillegg kan du også distribuere innkommende e-post til ansatte i selskapet.

For å bli sekretær / resepsjonist trenger du en rekke kunnskaper, ferdigheter og evner. De fleste selskaper forventer at du skal ha en omfattende forståelse av kontorprosedyrer. Siden en hovedoppgave i denne stillingen er å svare på telefonen, er det å ha hyggelige verbale ferdigheter generelt en ekstra fordel. En evne til å betjene kontorutstyr er også ønskelig for de fleste selskaper.

Noen få tekniske skoler tilbyr kurs for virksomhetsadministrasjon og kontor for å hjelpe deg med å utvikle de nødvendige ferdighetene for å bli sekretær / resepsjonist. Typiske kurs kan omfatte opplæring i bruk av tekstbehandlings- og regneark-applikasjoner. Å skrive forretningskorrespondanse og kontoretikette er tilleggskurs som tilbys på de fleste skoler.

I tillegg kan det hende at noen selskaper foretrekker å ansette en person med en lavere grads virksomhetsgrad. Å oppnå en bedrift eller relatert grad fra en fire år akademisk institusjon kan hjelpe deg med å oppfylle dette kravet. Denne typen grad kan også forberede deg på en promotering i selskapet.

I tillegg til den formelle opplæringen som er nødvendig for å bli sekretær / resepsjonist, kan det hende du trenger tid til å lære deg de vanlige driftsrutinene til et selskap. Generelt vil du få opplæring i bransjespesifikke prosedyrer som påvirker variasjonen av dine oppgaver etter å ha blitt ansatt. For eksempel kan det å jobbe for et medisinsk anlegg innebære planlegging av pasientkontorbesøk. Før pasienten kommer, kan prosedyrer på kontoret omfatte å verifisere helseforsikring og opprette en medisinsk fil.