Hoe word ik een secretaresse / receptioniste?
De vereisten om secretaresse / receptioniste te worden variëren, grotendeels vanwege het type bedrijf waar de functie wordt gevonden. De meeste bedrijven hebben een minimale opleiding nodig met weinig tot geen opleiding. Vanwege de taken die aan deze functie zijn verbonden, kunnen andere bedrijven echter een bepaald opleidingsniveau vereisen. Weer anderen verwachten misschien dat je een bachelordiploma en een paar jaar werkervaring hebt.
Doorgaans is een secretaresse / receptioniste verantwoordelijk voor administratieve ondersteuningstaken binnen een bedrijf. Secretariële taken kunnen ondersteunende taken op kantoor met zich meebrengen. U kunt een manager van een afdeling ondersteunen of algemene kantoorondersteuning bieden voor het hele bedrijf.
Er zijn verschillende plichten die vaak worden geassocieerd met het vervullen van de receptionistenrol. Een primaire taak is telefonische beantwoording en routering van oproepen naar de juiste afdeling. Het begroeten van klanten en gasten in de wachtruimte is een andere taak die vaak wordt geassocieerd met het zijn van een receptionist.
Andere taken kunnen nodig zijn, afhankelijk van de functies die kantooractiviteiten ondersteunen. Binnen sommige bedrijven moet u mogelijk e-mail voorbereiden voor bezorgdiensten. Bovendien kunt u inkomende e-mail ook verspreiden onder personeel van het bedrijf.
Om secretaresse / receptioniste te worden, heb je een reeks kennis, vaardigheden en vaardigheden nodig. De meeste bedrijven verwachten dat u een volledig begrip heeft van kantoorprocedures. Aangezien een primaire taak in deze functie het beantwoorden van de telefoon is, is het hebben van prettige verbale vaardigheden over het algemeen een extra voordeel. De mogelijkheid om kantoorapparatuur te bedienen is voor de meeste bedrijven ook wenselijk.
Een paar technische scholen bieden cursussen voor bedrijfs- en kantoorbeheer om u te helpen de nodige vaardigheden te ontwikkelen om secretaresse / receptioniste te worden. Typische cursussen kunnen training in het gebruik van tekstverwerking en spreadsheet-toepassingen omvatten. Het schrijven van zakelijke correspondentie en kantooretiquette zijn aanvullende cursussen die op de meeste scholen worden aangeboden.
Bovendien kunnen sommige bedrijven er de voorkeur aan geven een persoon met een bachelordiploma in dienst te nemen. Het behalen van een bedrijfs- of aanverwant diploma van een vierjarige academische instelling kan u helpen aan deze vereiste te voldoen. Dit type diploma kan je ook voorbereiden op een promotie binnen het bedrijf.
Naast de formele training die nodig is om secretaresse / receptioniste te worden, heeft u wellicht ook tijd nodig om de standaardwerkprocedures van een bedrijf te leren. Over het algemeen ontvangt u training in branchespecifieke procedures die van invloed zijn op de variatie van uw taken nadat u bent aangenomen. Werken voor een medische faciliteit kan bijvoorbeeld het plannen van bezoeken aan het patiëntkantoor inhouden. Voordat de patiënt arriveert, kunnen kantoorprocedures het verifiëren van de ziekteverzekering en het maken van een medisch dossier omvatten.