Hvordan bliver jeg sekretær / receptionist?
Kravene til at blive sekretær / receptionist varierer, stort set på grund af den type virksomhed, hvor stillingen findes. De fleste virksomheder har brug for et mindstebeløb på uddannelse uden lidt eller ingen uddannelse. På grund af de opgaver, der er forbundet med denne position, kunne andre virksomheder dog kræve et vist uddannelsesniveau. Atter andre kan forvente, at du har en kandidatgrad og et par års erhvervserfaring.
Typisk er en sekretær / receptionist ansvarlig for administrative supportopgaver i en virksomhed. Sekretariatsopgaver kan medføre kontoransvar. Du kan muligvis støtte en leder af en afdeling eller yde generel kontorsupport til hele virksomheden.
Der er flere opgaver, der ofte er forbundet med at udføre receptionisten. En primær pligt er telefonbesvarelse og routing af opkald til den relevante afdeling. Hilsen klienter og gæster i venteområdet er en anden pligt, der ofte er forbundet med at være receptionist.
Andre opgaver kunne være nødvendige, afhængigt af de funktioner, der understøtter kontoraktiviteter. I nogle virksomheder er du muligvis nødt til at forberede post til leveringstjenester. Derudover kan du muligvis også distribuere indgående e-mails til virksomhedens medarbejdere.
For at blive en sekretær / receptionist har du brug for en række viden, færdigheder og evner. De fleste virksomheder forventer, at du har en omfattende forståelse af kontorprocedurer. Da en primær pligt i denne position er at besvare telefonen, er det generelt en ekstra fordel at have behagelige verbale færdigheder. En evne til at betjene kontorudstyr er også ønskelig for de fleste virksomheder.
Et par tekniske skoler tilbyder forretnings- og kontoradministrationskurser for at hjælpe dig med at udvikle de nødvendige færdigheder for at blive sekretær / receptionist. Typiske kurser kan omfatte træning i brug af tekstbehandlings- og regnearksapplikationer. Skrivning af forretningskorrespondance og kontoretikette er yderligere kurser, der tilbydes på de fleste skoler.
Derudover kan nogle virksomheder foretrækker at ansætte en person med en bacheloruddannelse. At få en virksomhed eller tilknyttet grad fra en fireårig akademisk institution kan hjælpe dig med at imødekomme dette krav. Denne type grad kan også forberede dig til en forfremmelse inden for virksomheden.
Udover den formelle uddannelse, der er nødvendig for at blive sekretær / receptionist, har du muligvis også brug for tid til at lære en virksomheds standardprocedurer. Generelt vil du modtage uddannelse i branche-specifikke procedurer, der påvirker variationen i dine opgaver efter at du er ansat. F.eks. Kan arbejde på en medicinsk facilitet involvere planlægning af besøg af patientkontorer. Før patienten ankommer, kan kontorprocedurer omfatte bekræftelse af sundhedsforsikring og oprettelse af en medicinsk fil.